La tecnología de colaboración evoluciona para el futuro post-COVID

Aunque muchas organizaciones ya estaban en el proceso de planificación o implementación de estrategias de transformación digital cuando llegó el COVID-19, la pandemia empujó a esas empresas a acelerar sus esfuerzos. A medida que el trabajo desde casa se convirtió en la regla, no en la excepción, las empresas se apresuraron a implementar herramientas de colaboración para que los empleados pudieran trabajar juntos y seguir siendo productivos desde diferentes ubicaciones.

Ahora, con el regreso a la oficina y el trabajo híbrido aumentando, las empresas deben considerar cómo será la colaboración en el mundo «pospandémico».

En el lugar de trabajo híbrido, las organizaciones están tratando de encontrar el equilibrio adecuado entre brindar a los empleados remotos la flexibilidad que necesitan para ser productivos y garantizar que la tecnología también satisfaga las necesidades de los trabajadores en la oficina, dijo Megha Kumar, vicepresidenta de investigación, software y nube. servicios en IDC. “Entonces, cuando se trata de herramientas de colaboración, las organizaciones se están dando cuenta de que necesitan implementar políticas en términos de cómo los empleados se relacionarán entre sí de manera efectiva”, dijo.

Las empresas deben asegurarse de que, independientemente de dónde se encuentren los empleados o qué dispositivos estén utilizando, tengan acceso a la información correcta en el momento adecuado, dijo Kumar. Y los proveedores de herramientas de colaboración están tratando de expandir y mejorar las capacidades de sus productos para satisfacer las necesidades de estas organizaciones. Estos proveedores deben asegurarse de que los empleados de sus clientes puedan tener las mismas experiencias usando sus herramientas de colaboración en cualquier dispositivo, dijo.

Trabajo híbrido + colaboración = tensión

Existe una tensión en torno a la colaboración cuando se trata del trabajo híbrido, dijo Adam Preset, vicepresidente analista de tecnologías de experiencia del empleado en Gartner. Lo que las organizaciones han aprendido es que la tecnología que funciona cuando las personas están totalmente remotas debe modificarse o cambiarse cuando algunos trabajadores están en la oficina y otros trabajan fuera de la oficina.

Las reuniones híbridas son un gran ejemplo. Las plataformas de videoconferencia como Zoom, WebEx y Microsoft Teams funcionan bien si todos son remotos y todos aparecen en el mismo tamaño de rectángulo en una pantalla; esto pone a todos en igualdad de condiciones. Las empresas han desarrollado las mejores prácticas y la etiqueta para garantizar que todos puedan participar, como alentar a las personas a insertar nuevas ideas a través de la función de chat, dijo Preset.

Pero una vez que esa reunión totalmente remota se convierte en una reunión híbrida, las organizaciones vuelven a la dinámica anterior a la pandemia, excepto que ahora solo unos pocos trabajadores están en la sala de reuniones, mientras que muchos más trabajan de forma remota, dijo.

“El anfitrión que podría estar dirigiendo la reunión en la oficina necesita tecnología que le permita ver a todos los que están remotos tan cerca del tamaño real como sea posible. [possible]”, dijo Preset. El anfitrión de una reunión en la oficina también debe poder ver el contenido y las personas que participan, escuchar a todos y mirar las otras señales digitales que transmiten las personas remotas, dijo.

“Eso podría significar que si están levantando la mano, ¿están usando la herramienta para levantar la mano?” Preset dijo. “Si alguien escribe algo en el chat, ¿hay alguna forma de que el anfitrión de la reunión en la sala lo vea en la pantalla grande o reciba una pequeña notificación de que se está produciendo una conversación en el transcurso de una reunión? Y así.»

Las nuevas funciones en el software de videoconferencia pueden ayudar a que la experiencia de la reunión sea más equitativa para todos. Galería inteligente de Zoompor ejemplo, utiliza inteligencia artificial para crear una transmisión individual de cada asistente en la sala de reuniones para que los participantes remotos puedan ver sus movimientos y expresiones faciales con mayor claridad.

Y el hardware actual de la sala de reuniones, como Cámara MeetUp de Logitechofrece funciones híbridas, como la capacidad de encontrar y enmarcar automáticamente a cada participante en la sala, ajustes de nivel de sonido para voces más altas y más bajas y otras mejoras para crear una mejor experiencia para los participantes remotos.

Este tipo de modificaciones tecnológicas de reuniones son necesarias para que el trabajo híbrido tenga éxito a largo plazo.

Nuevas herramientas para nuevos tiempos

Las organizaciones también necesitan implementar tecnología que permita la colaboración con trabajadores «sin escritorio» o «de primera línea», como técnicos en el campo, conductores de camiones, trabajadores de almacén, empleados minoristas y personal médico para que se sientan conectados, dijo Josh Bersin, fundador y director ejecutivo de The Josh Bersin Company, una empresa de consultoría de recursos humanos.

Los trabajadores sin escritorio a menudo no tienen acceso a la intranet de la empresa, así como a las conferencias telefónicas y sesiones de capacitación que ayudan a los miembros del equipo a mantenerse conectados. Es posible que estos trabajadores no tengan tiempo para asistir a una reunión o que no puedan interrumpir su trabajo para encontrar computadoras de escritorio que ejecuten el último software de colaboración. Por el contrario, suelen utilizar sus propios dispositivos móviles y aplicaciones, que no son muy seguros, para mantenerse conectados.

En consecuencia, las empresas deben centrarse en mejorar la capacidad de los empleados sin escritorio para colaborar con sus compañeros de trabajo, independientemente de dónde se encuentren. Una forma en que las empresas pueden hacer eso es implementando aplicaciones sin escritorio, dijo Bersin.

“Es posible que su empresa no quiera que su teléfono personal sea su sistema educativo porque no es muy seguro”, dijo Bersin. «Pero hay [secure] aplicaciones ahora, como atasco de trabajo, que están diseñados para comunicaciones de extremo a extremo con personas que no tienen computadoras. Y los grandes vendedores están tratando de descubrir cómo construir [out those applications] también.» Microsoft, por ejemplo, ha agregado una serie de características dirigidas a los trabajadores de primera línea a su aplicación móvil Teams en los últimos años.

Buscando aumentar el compromiso entre todos los tipos de empleados, el proveedor también lanzó recientemente una nueva aplicación social para el lugar de trabajo en su plataforma de experiencia para empleados Microsoft Viva llamada Viva Participar, una especie de red social para la empresa, dijo Bersin. La aplicación está disponible como complemento para Microsoft Teams, que la empresa está posicionando como un centro de colaboración y comunicación.

Viva Engage, que se basa en Yammer, la herramienta de red social anterior de Microsoft, permite a los trabajadores de una organización conectarse entre sí y con los líderes de la empresa «para encontrar respuestas a preguntas, compartir su historia única y encontrar pertenencia en trabajo”, según Microsoft. El objetivo de Viva Engage es ayudar a los empleados a sentirse más incluidos en el lugar de trabajo híbrido.

Otras herramientas que surgen para impulsar la comunidad entre los trabajadores en diferentes lugares incluyen aplicaciones de enfriadores de agua virtuales, plataformas de aprendizaje en línea y herramientas de mensajería de video asíncronas. Y varios proveedores de tecnología líderes, incluidos Cisco, Meta y Microsoft, están explorando el uso de entornos virtuales para reuniones y otros eventos.

“Acabo de hablar con los equipos de productos de Microsoft y sus planes son impresionantes”, dijo Bersin. “Microsoft Mesh for Teams, que saldrá a mediados del próximo año, le permitirá reemplazar su presencia de video con un avatar, crear salas virtuales e implementar espacios 3D en Teams. Imagine una feria comercial, una conferencia de aprendizaje o una experiencia de incorporación en 3D, todo basado en Teams. Tengo que creer que habrá un tsunami de interés en esta tecnología”.