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¿Necesita hacer un cuestionario, una encuesta, un formulario de registro, un formulario de pedido u otra página web que recopile comentarios de compañeros de trabajo, clientes u otras personas? Puede diseñar e implementar uno directamente desde su navegador web con Google Forms. Está integrado con Google Drive para almacenar tus formularios en la nube.
Cualquier persona con una cuenta de Google puede usar Formularios de forma gratuita. También es parte de Google Workspace, la colección basada en suscripción de Google de aplicaciones de oficina en línea para clientes comerciales y empresariales que incluye Google Docs, Sheets, Slides, Gmail y más. Forms es menos conocido que estas otras aplicaciones de productividad, pero es una herramienta útil para saber cómo usar. Esta guía lo guía a través del diseño de un formulario, su implementación en línea y la visualización de las respuestas que recopila.
Comenzando un nuevo formulario
Primero, inicie sesión en su cuenta de Google o Google Workspace si aún no lo ha hecho. Puede crear un nuevo formulario de varias formas.
En Google Drive: Desde la pantalla de inicio de su Google Drive, haga clic en el Nuevo en la parte superior izquierda y seleccione Formularios de Google. La aplicación web Google Forms se abrirá en una nueva pestaña del navegador y mostrará un formulario en blanco.
Alternativamente, puede comenzar con una plantilla y modificarla para que se ajuste a sus necesidades. En la pantalla de inicio de Google Drive, haga clic en el Nuevo y, a la derecha de «Formularios de Google», seleccione la flecha que apunta hacia la derecha y luego haga clic en de una plantilla. Accederá a una galería donde podrá elegir una plantilla ya preparada. Estos han sido diseñados para recopilar ciertos datos de las personas, como su tiempo disponible para asistir a una reunión, información de contacto o comentarios sobre algo.
En Formularios de Google: En la parte superior de la pantalla de inicio, haga clic en el Blanco miniatura, elija una de las miniaturas de plantilla a la derecha o haga clic en Galería de plantillas para abrir la página de la galería de plantillas como se describe arriba.
Howard Wen/IDGCreación de un formulario desde la página de inicio de Formularios de Google. (Click en la imagen para agrandarla.)
En Hojas de cálculo de Google: Puede insertar un formulario en una hoja de cálculo. Cuando las personas completen este formulario, sus respuestas se registrarán en una nueva hoja de su hoja de cálculo.
Primero, abra una hoja de cálculo en Hojas de cálculo de Google. Luego, en la barra de menú arriba de su hoja de cálculo, seleccione Herramientas > Crear un nuevo formulario. Esto abre la aplicación web Google Forms en una nueva pestaña del navegador.
Vaya a Forms.new: Ir a Formularios.nuevo abrirá inmediatamente un nuevo formulario en blanco dentro de una nueva pestaña del navegador.
Construyendo tu formulario
Aquí veremos la creación de un formulario desde cero. Si ha iniciado un formulario a partir de una plantilla, utilice las mismas herramientas que se describen a continuación para editar los elementos que ya están incluidos en una plantilla.
Howard Wen/IDGUn nuevo formulario en blanco. (Click en la imagen para agrandarla.)
En la parte superior de la página se encuentra el cuadro principal de título y descripción de su formulario. Haga clic en la línea «Formulario sin título» para ingresar un título para su formulario. En la línea debajo del título, puede ingresar palabras que describan su formulario con un poco más de detalle.
Debajo del cuadro de título/descripción es donde aparecen uno o más cuadros de elementos.
Trabajando con preguntas
El cuadro de elementos con el que más necesita familiarizarse es el cuadro de preguntas. En un nuevo formulario en blanco, aparece un cuadro de pregunta debajo del cuadro de título/descripción, con el formato predeterminado de opción múltiple. Para cambiar esto a otro formato de pregunta, haga clic en el cuadro de pregunta para seleccionarlo. Hacer clic Opción multiple. Esto abrirá un menú que enumera otros formatos de preguntas entre los que puede elegir.
Howard Wen/IDGGoogle Forms ofrece una variedad de formatos de preguntas para elegir. (Click en la imagen para agrandarla.)
- Respuesta corta o Párrafo: Los encuestados escriben las respuestas en un campo de texto. El campo Párrafo es más grande que el campo Respuesta corta.
- Opción multiple, Casillas de verificacióno Desplegable: Los encuestados eligen opciones de una lista que usted proporciona. Con opciones múltiples (botón de radio) y listas desplegables, los encuestados pueden seleccionar solo una opción. Con casillas de verificación, pueden elegir múltiples opciones.
- Subir archivo: Esto permite a los encuestados cargar un archivo en su Google Drive; por ejemplo, diseña un formulario para los solicitantes de empleo y desea que carguen un PDF de su currículum. (Los encuestados deben iniciar sesión con una cuenta de usuario de Google para cargar un archivo).
- Escala lineal: Se pide a los encuestados que califiquen algo en una escala, como del 1 al 5.
- Cuadrícula de opción múltiple o Cuadrícula de casillas de verificación: Los encuestados eligen entre las respuestas que se organizan en un diseño de cuadrícula. Con cuadrículas de opciones múltiples (botones de radio), los encuestados pueden seleccionar solo una opción. Con cuadrículas de casillas de verificación, pueden elegir múltiples opciones.
- Fecha o Hora: La persona ingresa una fecha u hora, que puede ser en el pasado o en el futuro. Por ejemplo, puede preguntar cuál es la fecha más temprana en la que están disponibles para reunirse. El formulario incluye una herramienta de calendario o reloj que la persona puede usar para ingresar su respuesta.
Después de seleccionar un formato de pregunta, haga clic en el Pregunta sin título línea y escriba la pregunta que desea que lean sus encuestados. Puede agregar una imagen para acompañar esta pregunta haciendo clic en el ícono de la imagen a la derecha de la línea. Podrá cargar un archivo de imagen desde su PC o Google Drive.
Para agregar una descripción a la pregunta: Haga clic en el icono de tres puntos en la esquina inferior derecha y seleccione Descripción. Esto abrirá una línea de «Descripción» que puede completar debajo de la pregunta.
Howard Wen/IDGOpcionalmente, puede agregar una descripción para que aparezca debajo de una pregunta. (Click en la imagen para agrandarla.)
Para agregar opciones de respuesta: Debajo de la pregunta, haga clic en el Opción 1 línea y escriba una respuesta que desee que sus encuestados consideren elegir. Puede incluir una imagen con esta opción haciendo clic en el icono de la imagen a la derecha de esta línea.
Hacer clic Añadir opción para agregar otra opción de respuesta, o haga clic en añadir otro» para agregar una opción con una línea en blanco donde los encuestados pueden escribir una respuesta.
Para exigir a los encuestados que respondan esta pregunta: Haga clic en el Requerido interruptor en la parte inferior derecha. Si los encuestados no responden a esta pregunta, no podrán enviar ninguna de sus otras respuestas a su formulario.
Para agregar otro cuadro de pregunta a su formulario, haga clic en el + en la parte superior de la barra de herramientas flotante a la derecha de su formulario.
Puede seguir agregando preguntas y respuestas de esta manera hasta que su cuestionario esté completo.
Uso del formato de prueba
Si desea evaluar el conocimiento de sus encuestados, por ejemplo, al final de una sesión de capacitación, puede formatear un formulario como un cuestionario. Sus encuestados tienen que elegir la(s) respuesta(s) correcta(s) para cada pregunta y reciben puntos por hacerlo.
Para configurar un formulario como cuestionario: Hacia la parte superior de la página, haga clic en Ajustes. En la página siguiente, haga clic en el Haz de esto un cuestionario cambiar.
Howard Wen/IDGCambiar un formulario a formato de prueba. (Click en la imagen para agrandarla.)
Ahora, cuando haga clic en cualquier cuadro de pregunta, verá «Clave de respuesta» en la esquina inferior izquierda del cuadro.
Howard Wen/IDGUna pregunta en formato de prueba. (Click en la imagen para agrandarla.)
haciendo clic clave de respuesta lo llevará a un panel donde haga clic en la respuesta (o respuestas) correctas a la pregunta. También ingresa cuántos puntos vale esta pregunta si se responde correctamente. Deberá configurar la clave de respuesta para cada pregunta en un cuestionario.
Howard Wen/IDGConfiguración de la clave de respuesta para una pregunta de prueba. (Click en la imagen para agrandarla.)
Agregar otros elementos: títulos/descripciones, imágenes o videos
Además de las preguntas, hay otros tres tipos de cuadros de elementos que puede agregar a su formulario. Haga clic en estos botones en la barra de herramientas a la derecha de su formulario.
Añadir título y descripción: Este cuadro es como el que está en la parte superior de su formulario. Tiene sus propias áreas de título y descripción que puede completar. Un cuadro de título/descripción puede ser útil si desea agregar algunas categorías o proporcionar más información para que los encuestados lean antes de interactuar con un cuadro de pregunta. (Añadiendo secciones a su formulario, como se describe a continuación, puede ser mejor para dividir un formulario largo y más complejo. En última instancia, esta es su elección de diseño personal).
Añadir imagen: Aparece un panel que le permite seleccionar un archivo de imagen desde su PC o Google Drive. Puede ajustar el tamaño de la imagen incrustada haciendo clic para seleccionarla y arrastrando las esquinas del marco que la rodea.
Añadir video: Desde el panel que se abre, puede buscar en YouTube o pegar la URL del video de YouTube que desea insertar. Sus encuestados podrán hacer clic para reproducirlo.
Gestión de cajas de elementos
Dado que puede diseñar un formulario para tener varias preguntas, títulos/descripciones, imágenes y videos de YouTube, es útil saber cómo administrar sus casillas.
Para mover un cuadro de elemento: Mueva el cursor a la parte superior del cuadro y haga clic y mantenga presionado el icono de seis puntos que aparece. Arrastra el cuadro hacia abajo o hacia arriba, luego suéltalo donde quieras que aparezca. (Nota: no puede mover el cuadro de texto/descripción en la parte superior del formulario o una sección).
Para copiar o eliminar un cuadro de elemento: Haga clic en el cuadro para seleccionarlo. Haga clic en el icono Duplicar (dos hojas de papel) o Eliminar (papelera). Estos iconos aparecen en la parte inferior de un cuadro de pregunta y en la parte superior derecha de los otros tipos de cuadros de elementos. Si duplica un cuadro de elemento, su copia aparecerá debajo.
Trabajando con secciones
Su formulario puede beneficiarse de estar dividido en secciones; por ejemplo, si tiene muchas preguntas e imágenes, puede parecer abrumador para sus encuestados.
Para agregar una nueva sección: Haga clic en un cuadro de elemento para seleccionarlo. En la barra de herramientas a la derecha de su formulario, haga clic en el Agregar sección botón en la parte inferior. A continuación se agregará un nuevo cuadro de encabezado de sección. Tiene su propio cuadro de título/descripción que puede completar. Cada cuadro de elemento que ya esté debajo de este cuadro, o que agregues o muevas debajo de él, se considerará parte de esta sección.
Howard Wen/IDGAgregar una nueva sección a un formulario. (Click en la imagen para agrandarla.)
Para administrar una sección: Haga clic en el icono de tres puntos en la parte superior derecha del cuadro de encabezado de la sección. En el menú que se abre, verá opciones para duplicar, mover o eliminar la sección, o para fusionarla con la sección anterior. Tenga en cuenta que cuando selecciona cualquiera de estos, afecta a todos los cuadros de elementos que se encuentran debajo de este cuadro de encabezado de sección. Entonces, si elige eliminar una sección, se eliminarán todos los cuadros de elementos debajo de ella. Para conservar esos elementos mientras se deshace del divisor de sección, elija el Combinar con arriba opción.
