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Cómo organizar mejores reuniones con las nuevas herramientas de Microsoft Teams

Computadora portátil que muestra el logotipo de Microsoft Teams.

Computadora portátil que muestra el logotipo de Microsoft Teams.
Imagen: monticellllo/Adobe Stock

En el último índice de tendencias de trabajo de Microsoft, el 80 % de los trabajadores dicen que son tan productivos o más desde que cambiaron al trabajo remoto e híbrido. Por otro lado, casi todos se quejan de la cantidad de reuniones virtuales que tienen y que pueden terminar con el doble o el triple de reservas.

Mirar una reunión grabada a la que te perdiste, o que tenías en segundo plano mientras te ocupabas de otro trabajo, puede significar pasar por muchos temas que no son relevantes para captar los cinco minutos en los que tu jefe te ofrece como voluntario para algo importante.

Nuevas características de Microsoft Teams Premium

Las nuevas características de Microsoft Teams Premium prometen ayudar con eso. Además, espera que las organizaciones se sientan más cómodas de que las reuniones externas representen bien su marca y que las reuniones internas sean seguras.

Incluye plantillas de reuniones, que Microsoft llama guías, que TI puede crear con la configuración adecuada para llamadas con clientes, reuniones internas para intercambio de ideas o llamadas al servicio de asistencia técnica, así como para aspectos como la retención y si la URL es privada o se puede compartir. .

Para reuniones externas, puede agregar el logotipo de su empresa a los vestíbulos de reuniones y crear fondos personalizados y plantillas de modo Juntos, o puede enviar recordatorios por mensaje de texto o correo electrónico a los clientes para recordarles cuándo han reservado una reunión o una cita con usted.

También hay una vista de citas virtuales para ayudar a administrar las reservas y un conjunto avanzado de herramientas para administrar seminarios web, con flujos de registro, listas de espera, una sala verde para presentadores y la opción de administrar lo que ven los asistentes, para que no se distraigan con alguien que no está No es el presentador encendiendo su cámara o tratando de compartir su pantalla.

VER: Hoja de trucos de Microsoft Teams: guía completa para 2022 (TechRepublic)

También hay más opciones de seguridad para lo que la directora de marketing de productos de Teams, Caroline Stanford, llamó reuniones de “cono de silencio” en la reciente conferencia Microsoft Ignite; esas son la versión digital de reuniones de directorio, reuniones de planificación financiera o revisiones de productos no anunciados en la oficina “con las persianas cerradas y la puerta cerrada”.

Estos están encriptados de extremo a extremo, con un código de verificación que aparece en la pantalla que todos pueden verificar y con marcas de agua que recuerdan a todos que el contenido de la reunión es confidencial. Además, puede usar las etiquetas de confidencialidad de Microsoft Purview Information Protection para aplicar la configuración correcta para tipos específicos de reuniones.

Lo que la mayoría de la gente encontrará particularmente útil es el resumen inteligente de la reunión (Figura A). Si no puede asistir a una reunión o tiene que irse a la mitad, esta función de Microsoft Teams encontrará automáticamente la sección de la reunión en la que se le menciona, para que pueda revisar esa parte de la grabación.

“Si alguien dice ‘Caroline, aceptaste enviar la agenda’, me encantaría que me dijera que acepté enviar la agenda porque es posible que no me dé cuenta de que acepté hacerlo”, explicó Stanford.

Figura A

Microsoft Teams Premium extrae la información importante de las reuniones, como quién prometió hacer qué.
Microsoft Teams Premium extrae la información importante de las reuniones, como quién prometió hacer qué. Imagen: Microsoft

Confusamente, esto no es lo mismo que el existente Salas de Microsoft Teams Premium, que es un conjunto de herramientas de administración para gestionar salas de reuniones para reuniones presenciales híbridas. Algunos clientes de Microsoft ya han estado probando las funciones que ahora forman parte de Microsoft Teams Premium sin saber que las funciones costarían más; la versión preliminar pública comenzará en diciembre y se espera que esté disponible para el público general en febrero de 2023.

Muchas de las herramientas de Microsoft Teams Premium son versiones más potentes de las herramientas básicas que ya están en Teams, y tiene sentido que tengan un cargo adicional. Otros confían en servicios más allá de los equipos de Microsoft que usan otros recursos de Azure, como la búsqueda cognitiva y el procesamiento de video de Streams, que divide el video de la reunión en capítulos, por los cuales es necesario pagar.

Teams Premium se cobra como una licencia probable de $ 10 por usuario por mes porque, si bien es útil para el organizador tener la plantilla de reunión correcta, Microsoft cree que el valor real es que los empleados individuales sepan lo que se han comprometido o se les ha asignado hacer. Es posible que eso no tenga tanto sentido para las funciones de toda la empresa, como los controles avanzados de seminarios web.

Próximamente llegarán avatares 3D de malla personalizados

Microsoft también está cerca de poner a disposición avatares Mesh personalizados (Figura B), donde puede personalizar un avatar 3D para que se parezca a usted y coincida con su lenguaje corporal, de modo que pueda asistir a una reunión “en persona”, que es más atractiva para los colegas. sin necesidad de tener la cámara encendida.

Figura B

Elija un avatar de malla y un fondo de la misma manera que encendería su cámara o desenfocaría su fondo.
Elija un avatar de malla y un fondo de la misma manera que encendería su cámara o desenfocaría su fondo. Imagen: Microsoft

Eso es útil para los días en que está tan ocupado que almuerza en una reunión, o si siente la presión de verse siempre perfecto ante la cámara (las personas tímidas pueden sentirse menos cómodas frente a la cámara), o si simplemente no tiene la energía para ser visto (incluso los extrovertidos se cansan de la cámara).

Si se encuentra en una zona horaria diferente, es posible que no haya suficiente luz para que se vea bien en la cámara, y no todos tienen el presupuesto para un anillo de luz para obtener una apariencia más profesional. Si estás en algún lugar sin suficiente ancho de banda para hacer videos, usar un avatar también sería útil; y, si está en un dispositivo que no tiene cámara, aún puede sentirse parte de la reunión.

VER: Configuración de video doméstico: lo que necesita para lucir y sonar profesional (TechRepublic Premium)

En California, las escuelas no pueden pedirles a los niños menores de 18 años que enciendan su cámara, pero los maestros quieren poder ver si los alumnos remotos están presentes y comprometidos. Del mismo modo, si está dando una presentación o realizando una capacitación, ver avatares asintiendo es mucho más agradable que ver un mar de iniciales que representan a personas con la cámara apagada que no han subido una foto a su perfil.

Eso es aún más importante si la reunión usa el modo Juntos y no desea dejar un asiento vacío. Es parte de lo que llaman los investigadores del laboratorio de Realidad Mixta e IA de Microsoft verdadera “presencia” — la sensación de que estás con una persona que quizás esté a cientos de kilómetros de distancia.

Los avatares de malla no se animan al mirar el video de su cámara web, sino al usando tu audio: Los labios del avatar se sincronizan con lo que dices, con la cara y el cuerpo animados para que coincidan con el sonido de tu voz.

La diferencia entre los avatares Mesh y los avatares 3D personalizados que puede crear en otras plataformas, como SnapChat Bitmoji y iOS Memoji, no es solo que puede personalizarlos para que se parezcan más a usted o la forma en que pueden reflejar su comportamiento físico en tiempo real. (por ejemplo, desde iOS 15, puede usar Memoji en una llamada FaceTime), es que la misma tecnología estará en múltiples servicios y dispositivos más allá de Teams.

Mesh for Teams es parte de la tecnología de realidad mixta de Microsoft. Está disponible en HoloLens y dispositivos de realidad virtual como el último Auriculares Meta Quest y en otras plataformas de realidad virtual como AltspaceVR, por lo que no tiene que dedicar tiempo a crear otro avatar representativo para cada nuevo espacio que use.

Los avatares de malla para Microsoft Teams siguen siendo una vista previa privada las organizaciones pueden registrarse, pero Stanford lo describió como “muy cerca de la disponibilidad para todos” probablemente dentro de los próximos meses. Ser capaz de reutilizar el trabajo que invirtió en activos 3D en otros lugares debería hacerlo más atractivo para las organizaciones que no desean comprometerse con una estrategia de metaverso mientras la tecnología aún está evolucionando.

VER: Glosario rápido: Metaverse (TechRepublic Premium)

Los avatares de malla no intentan ser fotorrealistas, pero Microsoft ha investigado para crear fotorrealistas en 3D de 360 ​​grados. avatares usando una cámara de teléfono inteligente y aprendizaje automático, así como también cómo renderizarlos en tiempo real a altas velocidades de cuadro en las PC convencionales. Si los avatares resultan populares, las opciones fotorrealistas podrían ser el siguiente paso.

Actualmente, esa es una opción más para tecnologías como los auriculares HoloLens de realidad mixta de Microsoft, que ofrecen “holoportación”: colocar un holograma fotorrealista de tamaño real de una persona que asiste a una reunión de forma remota en el mismo espacio físico que los asistentes en persona y mostrarles todo. en la habitación virtualmente. Los investigadores de Microsoft han hablado de combinar el alcance de los avatares de Mesh que están disponibles en cualquier dispositivo con el realismo de la holoportación como “el Santo Grial”.

¿Cuándo Microsoft pondrá a disposición estas funciones?

Si está esperando ansiosamente los avatares de Mesh o cualquier otra función próxima, un problema perenne con las nuevas funciones en Teams y otros microsoft 365 productos es saber cuándo llegarán realmente a su inquilino. Las funciones se implementan gradualmente y se pueden pausar o incluso revertir si surge un problema, por lo que incluso si todo el arrendatario está configurado para la “primera versión”, que debería brindarle todas las funciones nuevas a medida que alcanzan la vista previa, es posible que encuentre algunas. de sus usuarios tienen una nueva función y otros no.

En la primavera de 2023, Microsoft les dará a los administradores de Teams una página de inicio que tendrá más información sobre qué funciones se están implementando, qué funciones se han pausado y cuándo se implementó por completo una nueva función para todos los inquilinos.

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