Cómo usar una propiedad de documento personalizada para repetir contenido en Microsoft Word

Muchos Microsoft Word documentos repiten la misma información en todo el documento. Por ejemplo, un contrato puede referirse a las partes del contrato varias veces. Una evaluación puede referirse al empleado o estudiante más de una vez. Word ofrece algunas formas de repetir contenido en un documento, pero un método que quizás no conozca son las propiedades del documento de Word. En este tutorial, le mostraré cómo usar las propiedades del documento para repetir contenido en un documento. Es fácil y requiere solo un poco de configuración.

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Estoy usando microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores. No puede ingresar ni actualizar propiedades de campo en Word para la web; sin embargo, Word para la web mostrará los resultados de las propiedades existentes en un documento. Estoy usando Word porque ahí es donde más usará estas propiedades, pero esta característica está disponible en otras aplicaciones de Office.

¿Qué son las propiedades del documento en Word?

Las propiedades del documento de Word almacenan metadatos sobre el archivo. Los metadatos son datos sobre datos. Describe y da contexto a los datos. Por ejemplo, los metadatos pueden ser la persona que creó el documento y cuándo, quién lo modificó por última vez, etc. Word hace que los metadatos estén disponibles a través de las propiedades del documento.

Word admite cuatro tipos de propiedades de documentos:

Propiedades estándar

Estos se aplican a todos los documentos. Se refieren al autor, título, tema y algunos otros. Puede cambiar estas propiedades.

Propiedades actualizadas automáticamente

Estas propiedades del sistema de archivos, como el tamaño del archivo, las fechas de creación y última modificación, la cantidad de palabras en el documento, etc. Esta configuración de propiedades puede cambiar a medida que cambia el documento, pero no puede cambiarlos.

Propiedades personalizadas

Estos permiten al autor asignar texto o valores numéricos a una propiedad personalizada. Hay una serie de nombres predefinidos que puede definir o puede crear los suyos propios. Puede actualizar estas propiedades.

Propiedades de la biblioteca de documentos

Están disponibles cuando un documento pertenece a una biblioteca de documentos en un sitio web o una carpeta pública.

Ahora que sabe qué son las propiedades del documento, aprendamos cómo acceder a ellas en un documento de Word.

Cómo acceder a las propiedades del documento en Word

Las propiedades de los documentos de Word están disponibles para ver, cambiar y crear desde el área de backstage. Haga clic en la pestaña Archivo y elija Información en el panel izquierdo. A la derecha, busque una lista de propiedades estándar, como se muestra en Figura A.

Figura A

Para acceder a estas propiedades, haga clic en el menú desplegable Propiedades y elija Propiedades avanzadas. El cuadro de diálogo resultante que se muestra en Figura B proporciona acceso a todas las propiedades del documento. Word divide las propiedades en cinco pestañas. Si lo desea, haga clic en cada uno para ver qué hay disponible en cada pestaña, pero la que queremos es la pestaña Personalizada.

Figura B

Cómo usar una propiedad de documento en Word

Ahora supongamos que desea ingresar la fecha y la hora en que creó el documento en el cuerpo de su documento. Podría adivinarlo, pero usar una propiedad de documento es más preciso. Para usar la propiedad del documento, haga lo siguiente:

1. Coloque el cursor donde desee introducir la fecha y la hora.
2. Haga clic en la pestaña Insertar.
3. Desde el menú desplegable Elementos rápidos en el grupo Texto, elija Propiedades del documento en la parte inferior de la lista.
4. En el submenú resultante, elija Autor (Figura C).

Figura C

Figura D

Como puedes ver en Figura D, Word inserta la propiedad del documento como un control de contenido. Si desea repetir la propiedad del documento en otra parte del documento, introdúzcala de nuevo o cópiela. Al copiar, asegúrese de hacer clic en el control primero, no copie solo el contenido. Luego, pega la copia donde quieras. Si actualiza el primer control, como se muestra en Figura EWord actualiza la copia.

Figura E

Ahora vamos a crear una propiedad de documento personalizada y usarla para repetir información.

Cómo crear una propiedad de documento personalizada en Word

Las propiedades de documento personalizadas le permiten definir una propiedad para un documento y usarla de la misma manera.

Para crear una propiedad de documento personalizada, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la pestaña Archivo y elija Información en el panel izquierdo.
2. Elija Propiedades avanzadas en el menú desplegable Propiedades.
3. Haga clic en la pestaña Personalizado.
4. Ingrese el nombre, especifique el tipo de datos e ingrese el valor: Miembro, Texto, Doc Vacaciones (Figura F). Al hacerlo, se agrega la nueva propiedad personalizada a la lista a continuación (Figura G).
5. Haga clic en Aceptar y regrese al documento.

Figura F

Figura G

Ahora es el momento de usar la propiedad del documento para repetir el valor, Doc Holiday, en un documento:

1. Coloque el cursor donde desee introducir el nombre Doc Holiday.
2. Haga clic en el menú desplegable Piezas rápidas, pero esta vez elija Campo. Las propiedades del documento personalizado no están en el submenú.
3. Seleccione DocProperty en el control Nombres de campo.
4. Seleccione Miembro, el nombre de la propiedad del documento personalizado, en la lista Propiedades de campo (Figura H).
5. Haga clic en Aceptar.

Figura H

Esta vez, Word ingresa un código de campo, no un control de contenido. No se preocupe, puede insertar el campo de la misma manera, donde sea necesario o copiarlo como hicimos antes con el control de contenido, como se muestra en figura yo.

figura yo

Si necesita cambiar el valor de la propiedad del documento personalizado, acceda a ella a través del backstage y cambie la configuración del valor. Para ver el cambio, debe actualizar los campos. Para hacerlo, presione Ctrl + A para seleccionar todo en el documento y luego presione F9. Para bien o para mal, al hacerlo se actualizan todos los campos del documento, no solo el campo personalizado Miembro. Si desea actualizarlos individualmente, haga clic con el botón derecho en cada uno y elija Actualizar campo.

Hay muchas formas de repetir contenido en un documento de Word. La creación de una propiedad de documento personalizada es una de las más sencillas, pero no es muy conocida. Si lo usa en un documento compartido, asegúrese de informar a los colaboradores cómo usarlo correctamente. De lo contrario, alguien podría actualizar manualmente el valor o eliminar el control o campo de contenido.

Si desea conocer otras dos formas de repetir valores en un documento de Word, lea Preguntas y respuestas de Office: dos formas sencillas de repetir texto en un documento de Word.