Microsoft llama a los componentes de Loop en Office y otro software «unidades de productividad que se mantienen sincronizadas y se mueven libremente a través de las aplicaciones de Microsoft 365». Piense en los componentes de Loop como una porción estructurada de datos que vive en Microsoft Dataverse y se puede ver y actualizar en diferentes aplicaciones.
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Posibles casos de uso para componentes Loop
Estos son ejemplos de cómo puede usar los componentes de bucle:
- Integración de datos con herramientas de proyecto y CRM: Si crea una encuesta en un chat de Microsoft Teams para decidir qué producto promocionar el próximo mes o comparte una lista de tareas pendientes con las partes interesadas del proyecto, ¿no sería útil si esos datos también aparecieran en sus herramientas de planificación de proyectos y gestión de relaciones con los clientes? sin que lo copies y pegues?
- Actualizaciones de estado integradas en tiempo real: Si envía correos electrónicos recopilando actualizaciones de estado, ¿no sería útil si esos correos se colocaran directamente en el documento donde compila su informe semanal y no tuviera que seguir actualizándolo cuando alguien envía una corrección de última hora?
- Soluciones de soporte técnico integradas en todas las plataformas: Cuando un cliente se pone en contacto con el soporte técnico, ¿qué tal copiar su información de Dynamics 365 CRM en un chat de Teams para analizar el problema con los ingenieros? A partir de ahí, ¿qué pasa si la información sobre cómo resolver el problema vuelve a su registro, en caso de que vuelvan a llamar con el mismo problema tres meses después?
- Sondeo actualizado y en tiempo real: Los usuarios también pueden crear una tabla con pros y contras y votar ideas en un componente de bucle que se mantiene actualizado. (Figura A).
Figura A
¿Cuándo y dónde puedo encontrar componentes de Loop?
Los componentes de bucle ahora están disponibles en muchas aplicaciones diferentes de Office y Microsoft 365, incluidos SharePoint y OneNote, además de la aplicación de bucle, que es un lugar para ver todos los componentes de bucle que ha creado o que otras personas han compartido con usted. La aplicación Loop no reemplazará a Word o Teams; más bien, es para la planificación colaborativa en documentos que se componen casi en su totalidad de componentes de Loop (Figura B). Mientras la aplicación Loop está en versión preliminar pública, las organizaciones deberán optar por activarlo para sus usuarios.
Figura B
Puedes usar algunos componentes de Loop en el chat de Microsoft Teams — pero aún no en los canales — en Windows, Mac, Linux, iOS, Android en Windows y la web, y Outlook en Windows y la web. Los componentes de bucle están disponibles para Microsoft Whiteboard en escritorio, web, dentro de Teams y en dispositivos Surface. La funcionalidad también se está implementando gradualmente en Word para la web (no en computadoras de escritorio ni dispositivos móviles) solo para cuentas profesionales y educativas, siempre que su organización le permita crear vínculos que cualquiera pueda editar o ver. Como de costumbre, no todo el mundo tendrá acceso a Loop inmediatamente.
VER: Google Workspace frente a Microsoft 365: un análisis en paralelo con lista de verificación (Premium de TechRepublic)
Para usar los componentes de Loop, debe tener una licencia comercial de Office 365 o Microsoft 365 (E3 o E5); también debe usar las versiones de Microsoft 365 Insider (el nuevo nombre de Office Insider) en el canal beta o en el canal actual (versión preliminar).
En Outlook, la galería de Componentes de bucle se encuentra en la pestaña Mensaje principal de la cinta; en Word y Teams, la galería Componentes de bucle se encuentra en Insertar. Los componentes de bucle que están actualmente disponibles se enumeran a continuación y en Figura C.
- Listas numeradas y con viñetas.
- Listas de verificación donde usted y las personas con las que comparte listas pueden marcar los elementos a medida que se completan.
- Listas de tareas donde puede asignar tareas a personas al @mencionarlas. También puede establecer fechas de vencimiento que se mostrarán en su calendario y decir cuántos días quedan, luego realizar un seguimiento del estado de las tareas a medida que se marcan como completadas. Estas listas de tareas se sincronizan en Microsoft Planner y To Do.
- Párrafos de texto que puede compartir para escribir y editar en colaboración.
- Tablas que puede usar para generar ideas (quizás con una columna para votos informales), solicitar ideas, recopilar información o administrar hojas de registro.
- Puede realizar preguntas y respuestas compartiendo una pregunta y recopilando múltiples respuestas o permitiendo que las personas mejoren y actualicen la mejor respuesta. Otras personas también pueden agregar sus propias preguntas para que todos las respondan.
- Hay otro componente de Loop actualmente disponible en vista previa privada para Outlook y Word en la Web: las encuestas con tecnología de Microsoft Forms le permiten crear preguntas de opción múltiple, cuestionarios, calificaciones, clasificaciones y nubes de palabras que crecen a medida que las personas escriben sus sugerencias.
Figura C
¿Qué es la herramienta AI Copilot en la aplicación Loop?
Existe una herramienta de inteligencia artificial llamada Copilot in the Loop app que te sugerirá contenido, pero solo se encuentra en una vista previa privada muy limitada con un pequeño número de empresas. El impulsado por IA Herramienta de inicio rápido puede sugerir archivos de SharePoint o OneDrive for Business que tal vez quiera usar en un espacio de trabajo de Loop; ahora está disponible para usuarios empresariales y puede activarlo en la pestaña Experimentos.
Cómo utilizar componentes de bucle
Las personas con las que comparte un componente de bucle pueden comenzar a editarlo tan pronto como lo envíe y verá sus actualizaciones; como alternativa, puede editar el componente Bucle si piensa en algo después de enviarlo. Si coloca un componente de bucle en un correo electrónico, puede volver a su mensaje para ver qué agregaron las personas e ingresar más información incluso después de enviar el mensaje.
Puede ver cuándo las personas están escribiendo y puede ver quién está escribiendo cada parte del texto mientras escriben; también puede pasar el cursor sobre diferentes ediciones más adelante y ver quién las escribió, pero no cuándo. Si desea poner su nombre en algo más visible, tal vez para estar en desacuerdo o para iniciar una discusión, escriba // dentro del componente y elija Comentar. Esto le permitirá insertar su nombre y un ícono de comentario que muestra cuándo se escribió el comentario cuando las personas pasan el cursor sobre él.
Después de crear un componente de bucle en un lugar como un documento de Word, puede seleccionar el icono Copiar enlace en la esquina superior derecha y copiarlo en un correo electrónico o en un chat de Teams; puede compartirlo en otro tipo de mensaje, pero allí solo será un enlace en lugar de un componente interactivo.
Como alternativa, si escribe @ en un chat de Teams, un documento de Word o un correo electrónico de Outlook en la web para abrir el Editor Menú contextual de IQ, puede insertar componentes de bucle existentes de la misma manera que insertaría un archivo, un tema de Viva Topics o una persona a la que desea @mencionar. Si detecta que está hablando de clientes o ventas, Context IQ sugerirá información de Dynamics 365 que puede insertar como un componente de bucle, para que siempre esté actualizado cuando la gente lo vea.
Si solo usa Word o Outlook en el escritorio (donde Editor es solo el corrector ortográfico y las menciones @ solo están disponibles en los comentarios del documento o para agregar a alguien a la lista de direcciones de correo electrónico), no verá el Editor Menú contextual de IQ cuando escribe @. Sin embargo, actualmente se está implementando en Word en la web.
¿Puedo usar los componentes de Loop si no tengo las últimas aplicaciones de Office?
Si no tiene versiones lo suficientemente recientes de las aplicaciones de Office para manejar los componentes de Loop, aún puede colaborar en el contenido que le envían otros usuarios de Loop. En lugar de ver los componentes de Loop en un correo electrónico o chat de Teams, obtendrá un vínculo para abrir el archivo que los contiene en el portal web de Microsoft 365, donde puede ver, agregar y editar contenido. También podrá ver quién está escribiendo a medida que agrega al documento. (Figura D).
Figura D
Si es usted quien comparte los componentes de bucle, encontrará ese archivo en la carpeta Archivos adjuntos de su cuenta de OneDrive para empresas. El nombre del archivo será el encabezado que escriba cuando cree el componente; el tipo de archivo puede ser el antiguo .fluid o el nuevo .loop, según cuándo lo haya creado. Verá el archivo en su lista de archivos recientes en OneDrive y Office.com, y también puede buscarlo en OneDrive. Abra el archivo de bucle y puede compartir un enlace a él como cualquier otro documento, pero tenga cuidado si mueve el archivo .fluid: debe estar en OneDrive para funcionar.
Cómo proteger la información en los componentes de Loop
Los componentes de bucle se pueden usar para información importante de la empresa que es confidencial y no debe compartirse ampliamente; gran parte de esta información es tan sensible que necesita una marca de agua.
Los componentes de bucle en Teams Chat serán los primeros en protegerse, con una lista desplegable de etiquetas puede usar para marcar la información confidencial con la política de confidencialidad de la empresa adecuada de Microsoft Purview Information Protection. Protección contra pérdida de datos de alcance requiere una licencia de Office 365 o Microsoft 365 E5.
Los componentes del bucle se escanearán en busca de información que la política de la empresa dice que no debe recopilar ni compartir, que podría ser detalles de tarjetas de crédito, números de seguro social o información marcada con una etiqueta de confidencialidad. Esta función debía lanzarse a fines de 2022, pero parece que aún no está disponible.
Dado que puede buscar archivos .fluid y .loop, puede encontrarlos usando eDiscovery, y hay un flujo de trabajo para eso en Microsoft Purview, aunque la nueva aplicación Loop aún no admite flujos de trabajo de eDiscovery. Hay un formato de exportación HTML sin conexión compatible con eDiscovery Premium, o puede descargar los archivos y luego cargarlos en OneDrive para empresas para verlos. Microsoft también está trabajando en un formato de exportación para los componentes de Loop que funcionará con herramientas de cumplimiento de terceros.
Cómo hacer tus propios componentes de Loop
Antes de que se llamara Loop, la tecnología de sincronización que impulsa estos componentes se llamaba Fluid, de ahí el nombre de extensión de archivo .fluid. Fluid es un proyecto de código abierto que otros proveedores de software pueden usar y los desarrolladores de servicios de Azure pueden usar para crear aplicaciones colaborativas que funcionen con Teams.
Pero si solo desea crear un componente de bucle simple donde puede elegir el formato y la interfaz de usuario para la porción de información que desea compartir, sincronizar y colaborar, las tarjetas adaptables le permitirán hacerlo. Como dijo a TechRepublic Ryan Cunningham, vicepresidente de Microsoft Power Apps, “[the Adaptive Cards framework] utiliza mucha de la misma tecnología subyacente que los componentes de Loop”.
Pronto, los desarrolladores podrán convertir esos Tarjetas adaptativas en componentes de bucle completo que pueden traer fragmentos de información procesable donde los necesite para colaborar. Proyectos Zoho y ServiceDesk Plus Cloud han creado componentes de bucle que le permiten asignar una tarea o cerrar un incidente dentro de un chat de Teams utilizando la vista previa privada de los componentes de bucle basados en tarjeta adaptativa. También habrá componentes de Adaptive Card Loop de GitHub y SAVIA.
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