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Está creando un documento en Microsoft Word con información confidencial o importante, y desea asegurarse de que no caiga en las manos equivocadas o pueda modificarse con cambios no deseados. Microsoft Word ofrece varias formas de proteger un documento para que otras personas no puedan verlo ni editarlo.
Puede proteger su documento de Word haciéndolo de solo lectura, aplicando una contraseña, restringiendo la edición, agregando una firma digital o marcándolo como final. Veamos estas opciones de seguridad de Microsoft Word.
Nota: Las opciones que cubro aquí se aplican a cualquier versión de Word de los últimos años, por lo que debería poder seguir estos pasos con cualquier edición reciente del software.
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Cómo hacer que un documento de Microsoft Word sea de solo lectura
Una manera fácil de proteger su documento de Word es hacerlo de solo lectura. En este escenario, a cualquier persona que abra su documento de Word se le pedirá que lo vea en modo de solo lectura de forma predeterminada. La desventaja es que cualquiera puede omitir fácilmente la opción de solo lectura para modificar y volver a guardar el documento. Por lo tanto, esta es estrictamente una forma de evitar que las personas que leen su documento de Word realicen cambios accidentales en él.
Para configurar su documento de Word como de solo lectura, haga clic en el menú Archivo y seleccione Información. En la pantalla de información, haga clic en el botón Proteger documento y seleccione Siempre abrir solo lectura (Figura A). Guarde y cierre el documento.
Figura A
Cuando alguien intenta abrir el documento de Word, aparece un mensaje que indica que el autor desea que lo abra como de solo lectura (Figura B). La opción predeterminada es hacer clic en Sí para abrirlo como de solo lectura.
Figura B
Esta opción funciona como una palanca. Para eliminar la opción de solo lectura, regrese a la pantalla de información, haga clic en el botón Proteger documento y luego haga clic en la opción Siempre abrir solo lectura (Figura C).
Figura C
Cómo aplicar una contraseña a su documento de Microsoft Word
Una forma más segura de proteger su documento de Word es aplicarle una contraseña. En este caso, cualquier persona que intente abrir el documento deberá conocer e ingresar la contraseña.
Para configurar esto, haga clic en el menú Archivo y seleccione Información. En la pantalla de información, haga clic en el botón Proteger documento y luego haga clic en la opción Cifrar con contraseña (Figura D).
Figura D
Escriba y vuelva a escribir la contraseña que desea aplicar. Guarde y cierre el documento. Ahora deberá encontrar una forma segura de compartir la contraseña con los destinatarios previstos. La próxima vez que alguien intente abrir el archivo, Word le pedirá que proporcione la contraseña.
Para eliminar la contraseña, abra el documento de Word y vuelva a la opción Cifrar con contraseña. Elimine los asteriscos del campo de contraseña para que el campo quede en blanco y luego guarde el documento (Figura E).
Figura E
Cómo restringir la edición de un documento de Microsoft Word
Puede permitir que otras personas vean y lean un documento de Word, pero limite los tipos de modificaciones que pueden realizar en él. Para este método, regrese a la pantalla de información, haga clic en el botón Proteger documento y seleccione Restringir edición (Figura F).
Figura F
Word lo regresa a su documento donde muestra una barra lateral Restringir edición a la derecha. Esta opción ofrece dos tipos de restricciones: una para formato de texto y otra para edición de texto. Para limitar el formato, marque la casilla debajo de Restricciones de formato y luego haga clic en el enlace Configuración. De forma predeterminada, todos los estilos están seleccionados, por lo que no se puede cambiar el formato asociado. Puede anular la selección de estilos individuales o hacer un cambio más radical haciendo clic en uno de los botones: Todos, Mínimo recomendado o Ninguno. También puede verificar cualquiera de las configuraciones en Formato (Figura G).
Figura G
Para restringir la edición, marque la casilla debajo de Restricciones de edición. Haga clic en el menú desplegable a continuación y elija el tipo de edición permitida: Control de cambios, Comentarios, Completar formularios o Sin cambios (solo lectura). Para permitir que las personas editen áreas específicas del documento, marque la casilla Todos. Haga clic en la flecha hacia abajo junto a Todos y luego puede revisar cada sección del documento para establecer si se puede editar. Cuando haya terminado, haga clic en el botón Sí, comience a aplicar la protección. Escriba y vuelva a escribir una contraseña para permitirle eliminar las restricciones. Cuando haya terminado, guarde y cierre el archivo (Figura H).
Figura H
Para deshabilitar la protección, abra el documento. Haga clic en la pestaña Revisar y haga clic en el icono Restringir edición. Haga clic en el botón Detener protección en la parte inferior del panel Restringir edición. Escriba la contraseña y haga clic en Aceptar. Luego, desmarque las opciones para Editar restricciones en el panel (figura yo).
figura yo
Cómo agregar una firma digital a un documento de Microsoft Word
Una firma digital informa a las personas que ven su documento de Word que usted y nadie más lo firmó. También muestra que fuiste la última persona en revisarlo. Para configurar esto, regrese a la pantalla de información, haga clic en el botón Proteger documento y seleccione Agregar una firma digital (Figura J).
Figura J
La primera vez que hace esto, Word muestra un mensaje que le pregunta si desea configurar una firma digital. Responda Sí, y una página de soporte de Microsoft lo ayudará a encontrar una identificación digital. Siga los enlaces de los diferentes proveedores para obtener una identificación digital. Haga clic en el vínculo Agregar o quitar una firma digital en los archivos de Office. Una vez que haya obtenido la identificación digital, regrese al botón Proteger documento y nuevamente haga clic en Agregar una firma digital. Complete los campos necesarios, haga clic en el botón Firmar y luego haga clic en Aceptar.
Su documento de Word ahora está firmado digitalmente y es de solo lectura (Figura K). Cualquiera que abra el documento leerá el aviso de su firma digital. Si alguien lo manipula, la firma se vuelve inválida.
Figura K
Cómo marcar un documento de Microsoft Word como final
Otro método para proteger su documento de Word es marcarlo como final; esto le permite a cualquier destinatario saber que el documento está finalizado. Alguien todavía puede modificar o editar el documento, pero si lo hace, el documento ya no se marca como final.
Para configurar esto, regrese a la pantalla de información, haga clic en el botón Proteger documento y seleccione Marcar como final (Figura L).
Figura L
Cualquiera que abra el documento de Word verá una notificación de que el autor ha marcado el documento como final (Figura M). Ir a la pantalla Info también indica que el documento es definitivo. Si alguien cambia el documento, la notificación ya no aparece.
Figura M
