Cómo usar listas de Microsoft con Power Automate

Algunos días, parece que toda nuestra jornada laboral está llena de tareas manuales, como pasar información de un lado a otro entre personas o departamentos. Para muchos especialistas en soporte de TI, por ejemplo, sus días se dedican a recopilar problemas de TI de correos electrónicos, mensajes de texto y mensajes de voz y luego ingresar esa información en una base de datos de seguimiento.

A menudo, se debe llamar a alguien para obtener más información sobre su solicitud y, para entonces, recibe más llamadas de soporte. Es un trabajo tedioso que está abierto a problemas como perder una solicitud o no tener toda la información necesaria para resolver problemas rápidamente. . Para abordar estos problemas en los flujos de trabajo de soporte, considere crear un formulario de envío que pase automáticamente las actualizaciones a través de un flujo de Power Automate.

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En este tutorial, le mostraré cómo crear una solución simple para este escenario que involucra Microsoft Lists, Microsoft Forms y Microsoft Power Automate. También deberá ser parte del entorno de SharePoint de su organización. Si tiene estas aplicaciones, entonces está en SharePoint incluso si no se da cuenta, pero es posible que deba hablar con su administrador sobre sus permisos de usuario actuales.

Para este tutorial, estoy usando un sistema Windows 10 de 64 bits. Las tres aplicaciones de las que hablamos son gratuitas con algunas licencias de Microsoft 365.

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Configuración de su fuente de Microsoft Lists con Microsoft Forms

En lugar de perder solicitudes de problemas de TI a través de un sistema arcaico de llamadas telefónicas, mensajes de texto y correo electrónico, queremos un sistema que recopile y almacene solicitudes de problemas de TI automáticamente. Con ese fin, crearemos un formulario en línea que permita a los usuarios enviar un problema mediante Microsoft Forms. Cuando un usuario envía datos mediante el formulario, Power Automate actualizará una lista creada en Listas de Microsoft. TI utilizará esta lista para realizar un seguimiento de los problemas.

VER: Software de gestión de TI: la guía definitiva para el comprador (TechRepublic)

La lista puede parecer innecesaria porque Microsoft Forms recopila datos mediante un libro de Microsoft Excel; simplemente puede usar el archivo .xlsx subyacente y omitir este paso. Sin embargo, esa no siempre será una buena solución, por lo que usaremos estas aplicaciones para estar seguros.

La primera parte de esta solución es la lista que TI utilizará para realizar un seguimiento de los problemas.

Cómo crear una lista en Listas de Microsoft

La forma más fácil de poner en marcha una lista en Listas de Microsoft es importar contenido de una fuente existente o usar una de las plantillas de la aplicación. Siéntase libre de trabajar con sus propios datos, pero para esta demostración, usaremos una plantilla para reducir la cantidad de preparación:

1. Inicie sesión en su cuenta de Microsoft y use el Iniciador de aplicaciones para iniciar las Listas de Microsoft.
2. En Listas de Microsoft, haga clic en Nueva lista en la parte superior.
3. En la ventana resultante, haga clic en Rastreador de problemas (Figura A).

Figura A

4. La siguiente ventana muestra la estructura de la plantilla (Figura B) con datos de muestra. Tómese un momento para revisar las columnas. Cuando trabaje con sus propios datos, puede agregar o eliminar columnas, pero eso es mucho más fácil que comenzar desde cero. Haga clic en Usar plantilla.

Figura B

5. En la siguiente ventana, ingrese información sobre la nueva lista. Puede cambiar el nombre si lo desea, agregar una descripción y cambiar las propiedades visuales (Figura C). Para fines de demostración, puede mantener los valores predeterminados, pero ingresé una descripción simple.

Figura C

6. Haga clic en Crear para crear la lista que se muestra en Figura D.

Figura D

Antes de salir de la lista, aquí hay un consejo que le será útil cuando use Power Automate con archivos de SharePoint. Le recomiendo que copie la URL de SharePoint en el Portapapeles o en un documento de texto; es posible que la necesite más adelante.

VER: Cómo usar Listas de Microsoft con Power BI (TechRepublic)

En las Listas de Microsoft, haga clic en el engranaje Configuración en la esquina superior derecha y, luego, haga clic en el enlace Configuración de la lista. Luego, copie la dirección web que se muestra en Figura E. Copie solo la dirección de SharePoint, hasta el componente /List en la ruta, pero sin incluirlo.

Figura E

En este punto, está bien que la lista esté vacía. Usaremos Power Automate para actualizar la lista, pero primero necesitamos datos.

Cómo crear un formulario de envío usando Microsoft Forms

Usaremos Power Automate para actualizar la lista que acaba de crear, pero necesitamos datos para que esto funcione. Hay muchas formas de recopilar datos en una lista de Microsoft Lists, pero Microsoft Forms es una de las más fáciles de usar.

Si no estás familiarizado con él, no te preocupes. Una vez que haya trabajado con este ejemplo simple, Microsoft Forms podría convertirse en una de sus aplicaciones favoritas.

Con su lista en su lugar, creemos un formulario para recopilar datos para dos columnas:

1. Haga clic en Iniciador de aplicaciones y seleccione Formularios. Si es necesario, haga clic en Más aplicaciones en la parte inferior de la primera lista de aplicaciones. Puede acceder al Iniciador de aplicaciones desde su nueva lista, por lo que no necesita viajar tratando de encontrarlo.
2. En la siguiente ventana, haga clic en Nuevo formulario.
3. En la siguiente ventana, asigne un nombre al formulario e ingrese una descripción significativa (Figura F).

Figura F

4. Haga clic en Agregar nuevo y defina el primer control como Texto.
5. Introduzca un título para la primera pregunta: ¿Cuál es el problema?
6. Haga clic en Respuesta larga y configuración requerida (Figura G).

Figura G

7. Haga clic en Agregar nuevo.
8. Usando las instrucciones anteriores, agregue un segundo campo de texto para la descripción del problema, excepto en el paso cinco, ingrese el siguiente texto: Describa el problema que está experimentando actualmente. Asegúrese de habilitar ambas configuraciones si es necesario.

En el paso seis, debería haber habilitado la configuración Requerida. Debido a esta selección, el formulario no enviará los datos recopilados hasta que el usuario ingrese un valor. Esto obliga al usuario a enviar toda la información que necesita en la primera solicitud, limitando el número de devoluciones de llamada por ticket.

Para nuestros propósitos, pasar dos valores de texto es suficiente para obtener la esencia de cómo Power Automate y Microsoft Lists pueden funcionar juntos. El siguiente paso es crear un flujo de Power Automate que transfiera la información del formulario a la lista.

Cómo crear un flujo usando Power Automate

Actualmente tenemos un formulario para recopilar información y una lista para almacenar esa información. Ahora, creemos un flujo de Power Automate para mover los datos del formulario recopilados a la lista.

Si no está familiarizado con Power Automate, es potente y flexible, pero también fácil de implementar. Si desea aprender a usar Power Automate, dedique un poco de tiempo a descubrir los diferentes conectores, activadores y acciones disponibles.

Necesitamos un flujo que un usuario active al enviar datos. Estos son los pasos para crear ese flujo:

1. Con el Iniciador de aplicaciones, inicie Power Automate.
2. Haga clic en Crear en el panel izquierdo.
3. Navegue hacia abajo y haga clic en el conector de Microsoft Forms.
4. En la primera tarjeta, elija el nuevo formulario del menú desplegable Cuando se envía una nueva respuesta (Figura H).

Figura H

5. Haga clic en Nuevo paso.
6. Para nuestros propósitos, ingrese obtener detalles de respuesta en el control de búsqueda para actualizar la lista de acciones y disparadores (figura yo).

figura yo

7. Elija el formulario de seguimiento del menú desplegable.
8. El ID de respuesta será único para cada envío de formulario. Por esta razón, usaremos el control dinámico para identificar este valor. Haga clic en el hipervínculo Agregar control dinámico si es necesario para mostrar una lista de configuraciones posibles. Solo hay uno, así que haga clic en ID de respuesta para ingresarlo como el valor de ID de respuesta (Figura J).

Figura J

9. Haga clic en Nuevo paso.
10. En el siguiente control de búsqueda, ingrese Crear elemento para identificar qué hará Power Automate con los valores de respuesta pasados: creará un nuevo elemento en la lista de listas de Microsoft creada anteriormente.
11. Haga clic en Crear elemento en el panel inferior, asegurándose de que sea una acción de SharePoint. Las listas de Microsoft no tienen un conector de SharePoint, pero las listas de Microsoft y las listas de SharePoint son iguales internamente, por lo que el conector de SharePoint también funciona con las listas de Microsoft.
12. La siguiente carta ofrece muchas opciones. Primero, elija su sitio de SharePoint. Si su sitio de SharePoint no aparece en la lista desplegable, copie la URL que guardó anteriormente en este control. Alternativamente, puede regresar a su lista y obtener la URL usando la Configuración si no copió la URL antes. Recuerda borrar todo desde /Lists hasta el final.
13. Usando campos dinámicos, asigne los campos de formulario a los campos de lista (Figura K).

Figura K

14. Clic en Guardar.

En este punto, tenemos tres componentes y estamos listos para usarlos para mover automáticamente los datos del formulario recopilados a una lista.

Cómo actualizar tu lista en Listas de Microsoft

Ahora, vamos a usar un formulario de Microsoft Forms para actualizar una lista en Listas de Microsoft. Lo haremos activando un flujo de Power Automate cuando el formulario envíe datos nuevos. Para ver cómo funcionan todos juntos, abra el formulario de seguimiento de problemas en el modo de vista previa, agregue los valores como los que se muestran en Figura L y haga clic en Enviar. Si la pestaña aún está abierta, haga clic en la pestaña y, a continuación, haga clic en Vista previa.

Figura L

Con el Iniciador de aplicaciones, abra la lista de seguimiento de problemas. Si su pestaña aún está abierta, simplemente haga clic en la pestaña para ver la lista que se muestra en Figura M. Como puede ver, el flujo copió los datos que ingresó en el formulario para almacenarlos en la lista.

Figura M

Poniendolo todo junto

El uso de tres componentes para superar los problemas de TI puede parecer una exageración, pero si está en una organización ocupada, las llamadas, los mensajes de texto y los correos electrónicos no tardan mucho en comenzar a fallar.

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Muchas organizaciones tienen un archivo de seguimiento de tipo de ticket. Y eso es esencialmente lo que hemos creado aquí; aunque no hay intercambio de número de boleto, que es algo que quizás desee incluir. Por ejemplo, es posible que desee enviar un correo electrónico a alguien del equipo de TI cada vez que se agregue un registro a la lista. Estas son cosas que querrá considerar agregar al personalizar un flujo para su propio trabajo.

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