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Ya sea que trabaje solo o colabore con otros en su organización, probablemente confíe en los comentarios cuando trabaje en documentos de Microsoft Word. En Word, puede dejar recordatorios sobre algo que necesita investigar o hacer preguntas a otros. Gracias a la colaboración, los comentarios de Microsoft Word han visto muchas mejoras. En este tutorial de Word, le mostraré cómo usar estas nuevas opciones.
Uso Microsoft 365 y las mejoras en los comentarios solo están disponibles en Microsoft 365 y Word Online. No hay archivo de demostración; no necesitarás uno. Estoy usando Word, pero los comentarios también están disponibles en Excel y PowerPoint.
VER: Microsoft 365: una hoja de trucos (PDF gratuito) (TechRepublic)
Cómo comentar en Microsoft Word
Si no usa comentarios en Microsoft Word, puede considerar agregarlos a su caja de herramientas: los comentarios son fáciles de usar y le permiten a usted, el autor, continuar trabajando mientras está «al día». Simplemente agregue un comentario como recordatorio para que pueda resolverlo más tarde.
Para ingresar un comentario en Word, coloque el punto de inserción en el texto o contenido que desea anotar. Luego, realice una de las siguientes acciones:
- Haga clic en la pestaña Revisar y luego haga clic en Nuevo comentario en el grupo Comentarios.
- Presione Ctrl + Alt + M.
- Haga clic con el botón derecho en el contenido y elija Nuevo comentario en el submenú resultante.
- Si está trabajando en el panel Comentarios contextuales, haga clic en Nuevo (Figura A).
Figura A
Una vez que haya ingresado el texto del comentario de Word, presione Ctrl + Enter o haga clic en el botón Publicar comentario para confirmar el comentario (para que los colaboradores puedan verlo).
Cómo ver los comentarios en Microsoft Word
Es fácil ver los comentarios de Word cuando se trabaja solo. Los comentarios aparecen en el margen derecho en la misma línea que el punto de inserción. Todos los comentarios activos son visibles. Si selecciona un comentario, Word muestra un borde a su alrededor y acerca el comentario a la página (Figura B). Tenga en cuenta que no estoy trabajando en el panel Comentarios (más sobre eso más adelante).
Figura B
El botón Publicar comentario (marcado con un círculo en la Figura B) es nuevo. Los colaboradores no verán los comentarios hasta que haga clic en este botón o presione Ctrl + Enter. Los comentarios directos a Microsoft sugirieron que los usuarios encontraron que ver los comentarios en vivo era confuso. Ahora, los comentaristas pueden revisar y editar un comentario antes de enviarlo, y los colaboradores no se distraen con los comentarios en vivo.
Cómo asignar tareas en Microsoft Word
Los colaboradores que usan Word Online con una licencia Enterprise pueden asignar tareas anteponiendo el nombre de la persona con el símbolo @ (Figura C). Simplemente ingrese el carácter @ y las primeras letras del nombre de la persona, y Word le proporcionará una lista de Autocompletar. Una vez que confirme la tarea, el asignado recibirá un correo electrónico con un enlace a la tarea. Si esa persona no tiene permiso para ver el documento, recibirá un correo electrónico solicitando permiso para el cesionario. El asignado puede incluso reasignar la tarea. Desafortunadamente, si agrega una tarea en Word Online, no la verá cuando abra el documento en el escritorio.
Figura C
Cómo resolver un comentario en Microsoft Word
Cada comentario es visible en el panel contextual (Figura B) hasta que lo resuelva. Eso significa que ha tratado el comentario y ya no es necesario. En un documento breve en el que solo está trabajando usted, es posible que no se moleste, pero al colaborar, es importante resolver los comentarios, especialmente al asignar una tarea. Primero, ordenarás un poco las cosas. En segundo lugar, los colaboradores no se sentirán confundidos por problemas que saben que se han resuelto. Para resolver un comentario, simplemente haga clic en el icono de tres botones en la esquina superior derecha y elija Resolver conversación (Figura D).
Figura D
Cómo usar el panel de comentarios en Microsoft Word
Anteriormente, mencioné el panel Comentarios de Word, que muestra todos los comentarios, incluidos los resueltos previamente. Para ver este panel, haga clic en Comentarios en la esquina superior derecha de la ventana de Word. En su mayor parte, desea trabajar en el panel contextual porque muestra solo los comentarios activos. Sin embargo, el panel Comentarios le permite acceder a los comentarios resueltos y volver a abrirlos.
VER: 83 consejos de Excel que todo usuario debe dominar (TechRepublic)
Cómo agregar formato a los comentarios en Microsoft Word
Los comentarios ahora admiten un formato limitado: negrita, cursiva, subrayado, colores de fuente, resaltado y tachado. Por ahora, no todos los formatos son compatibles con el panel contextual. Aplicar formatos en el panel de revisión (Figura E) y los otros paneles los mostrarán. El panel de revisión aún no está disponible en línea. Tampoco se muestra el formato en la versión en línea.
Figura E
Cómo agregar gráficos a los comentarios en Microsoft Word
Ahora puede agregar un archivo gráfico a un comentario, pero no se mostrará en línea. Es posible que vea un aviso que menciona que el contenido no se puede mostrar o un comentario vacío: sabrá que hay algo allí, pero no verá el gráfico. Inserte un archivo gráfico en un comentario de la misma manera que lo haría en cualquier otro lugar. Cree un nuevo comentario y haga clic dentro del control de comentarios. Luego, haga clic en la pestaña Insertar y continúe como lo haría normalmente. Figura F muestra una pegatina de las imágenes de stock. No puede insertar gráficos en la versión en línea.
Figura F
Notas adicionales sobre el uso de comentarios en Microsoft Word
Si tiene colaboradores que usan versiones anteriores de Microsoft Word, todos pueden ver los comentarios. Las características que actualmente no están disponibles en los comentarios son:
- Autoformato o Autocorrección matemática
- Texto automático o piezas rápidas
- Puede editar los comentarios de otros solo en el panel de revisión.
El autor y todos los participantes en un hilo en particular recibirán notificaciones cuando se cambie ese comentario. Si está trabajando en un documento complejo con muchos comentarios, puede desactivar temporalmente las notificaciones de la siguiente manera:
- En OneDrive (donde está colaborando), haga clic en Iniciador de aplicaciones (el cuadrado que consta de puntos a la izquierda) y elija OneDrive.
- Haga clic en Configuración, el ícono de ajustes en la esquina superior derecha, y haga clic en Opciones.
- En el panel izquierdo, elija Notificaciones.
- Deshabilite la opción Las personas realizan cambios en los archivos que estamos compartiendo (Figura G) y haga clic en Guardar.
Figura G
El único problema que veo al desactivar las notificaciones es que es todo o nada. Es posible que tenga otros documentos para los que aún desee recibir notificaciones y, si deshabilita esta opción, no las recibirá.
Si la seguridad es una preocupación, tenga en cuenta que los comentarios se almacenan solo en su extremo. Microsoft no tiene acceso a los comentarios.
