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Si es el autor de los datos de Microsoft Excel que otras personas de su organización necesitan ver e incluso actualizar, tiene muchas opciones, como compartir un archivo de Excel o crear una lista con Listas de Microsoft o Microsoft SharePoint.
Si todo lo que busca es una pequeña parte del archivo de Excel, compartir todo el libro de trabajo es excesivo y potencialmente peligroso. Microsoft Lists y SharePoint son similares, pero Microsoft Lists es una buena opción al interactuar con la lista a través de Teams.
Las listas de SharePoint también son una opción sólida y un poco más fáciles de implementar que las listas de Microsoft. Una vez que los datos están disponibles como una lista de SharePoint, puede decidir quién puede acceder y actualizar la lista. El único requisito es que formatee los datos como una tabla de Excel.
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En este tutorial, le mostraré cómo exportar una tabla de Excel a una lista de SharePoint. También compartiré mucha información básica sobre las listas de SharePoint a lo largo del camino.
Estoy usando microsoft 365 Business Premium, que incluye OneDrive para empresas y SharePoint. Debe tener Microsoft 365 Empresa Premium, Estándar o Básico. Sin embargo, puede exportar desde Excel a SharePoint en versiones anteriores a través de Excel 2007.
Puede seguir usando este archivo de demostración de Microsoft Excel.
Qué listas hay en SharePoint
Si está familiarizado con las listas de Microsoft, encontrará que las listas de SharePoint son similares. Son una manera fácil de compartir datos con otras personas de su organización cuando necesitan realizar un seguimiento de los mismos datos.
Técnicamente, una lista de SharePoint es una colección de datos relacionados en formato de tabla, similar a Microsoft Excel. Desde una perspectiva, las listas son una forma de compartir datos en un sitio de SharePoint. También puede agregar archivos adjuntos, como documentos e imágenes. Pero, las listas no son una simple lista de datos. Las listas también pueden tomar la forma de calendarios, contactos, anuncios, enlaces, encuestas y más. Incluso puede integrar listas con Microsoft Flow, Microsoft Power Apps y Power Automate.
Si los datos ya están en Excel, es posible que se pregunte por qué podría usar una lista de SharePoint en lugar de compartir el libro de Excel. Es una pregunta válida, y aquí hay algunas cosas a considerar al elegir entre los dos:
- Una lista de SharePoint puede actuar como una lista principal con los datos más actualizados. Aunque puede compartir un archivo de Excel, los usuarios pueden guardarlo localmente y consultarlo en lugar de la versión en línea. ¿Quién se mantiene al día con las diferentes versiones? Eso no es un problema si todos interactúan con una lista de SharePoint.
- Aunque puede proteger partes de un archivo de Excel, es muy fácil que alguien se desvíe y cambie o incluso elimine datos importantes. Por el contrario, una lista de SharePoint contiene solo los datos relevantes, por lo que no hay confusión.
- Puede establecer permisos e implementar la validación de datos para proteger los datos en SharePoint, lo que garantiza la integridad de sus datos. Estas opciones están disponibles en Excel, pero serán adicionales al propósito del libro de trabajo. Con una lista de SharePoint, la lista tiene su propio propósito. No hay nada más que te distraiga. Además, las listas de SharePoint admiten el historial de versiones. Esto puede o no estar habilitado localmente para su archivo de Excel.
- Las listas de SharePoint admiten varios tipos de vista para los datos, que no puede duplicar fácilmente en un archivo de Excel.
Una lista de SharePoint es una excelente manera de administrar datos cuando muchas personas ven y editan esos datos regularmente. Ahora, creemos una lista de SharePoint utilizando datos de Excel.
Cómo crear una lista de SharePoint usando Excel
Una vez que haya tomado la decisión de compartir datos de Excel como una lista de SharePoint, debe formatear los datos como una tabla de Excel. Para formatear los datos como una tabla, haga clic en cualquier lugar dentro del conjunto de datos y presione Ctrl + T, o elija Tabla del grupo Tablas en la pestaña Insertar. Cuando Excel le solicite que confirme la conversión, observe la pregunta del encabezado y luego haga clic en Aceptar.
Figura A muestra dos objetos de tabla en la misma hoja de Excel. Queremos crear una lista de SharePoint de la tabla de tarifas en H2:I8 porque un par de gerentes consultan estas tarifas regularmente. También tienen permiso para cambiarlos, pero todos necesitan las tarifas más actualizadas. Este es un buen ejemplo para usar una lista de SharePoint. Está bien que los gerentes e incluso los empleados vean la tabla de tarifas. Otra cosa es que esas mismas personas vean los valores reales de ventas y comisiones de todos los miembros de la organización.
Figura A
Ahora está listo para iniciar la exportación:
Haga clic dentro de la tabla de tarifas y, en la pestaña Diseño de tabla contextual, haga clic en Exportar en el grupo Tabla de datos externos.
Elija Exportar tabla a la lista de SharePoint en el menú desplegable. Si actualmente no ha iniciado sesión en su cuenta de Microsoft, el asistente le pedirá que lo haga en algún momento.
En el cuadro de diálogo resultante, ingrese la dirección del sitio de SharePoint. Ingrese el enlace completo, incluso si es enormemente largo. Para encontrar la URL, inicie sesión en su cuenta de Microsoft y elija SharePoint de la lista de aplicaciones. Luego, elija el sitio donde planea crear la lista y copie la URL del navegador al cuadro de diálogo.
Asigne un nombre a la lista y agregue una descripción significativa (Figura B). Luego, haga clic en Siguiente.
Figura B
Confirme que el asistente asigna correctamente el tipo de datos correcto a cada columna (Figura C), y haga clic en Finalizar.
Figura C
Haga clic en el enlace del mensaje de confirmación que se muestra en Figura D para acceder a la nueva lista. Es una buena idea marcar esta página como favorita.
Figura D
Como puedes ver en Figura E, la lista de SharePoint contiene los mismos registros de tasas que el libro de Excel. En este punto, puede editar la nueva lista si es necesario. Para compartirlo, haga clic en el enlace Compartir en la esquina superior derecha. Puede ingresar individuos o grupos.
Figura E
Tendrá acceso completo a los datos y la estructura. Las personas con las que comparte la lista pueden ver y editar los datos. Pero no pueden editar los permisos ni la estructura de la lista.
Si ha usado listas de Microsoft, puede ver lo fácil que es crear la lista de SharePoint. El asistente lo hace todo, mientras que Microsoft Lists, debido a la mayor funcionalidad de interacción social, requiere más trabajo de su parte.
Esté preparado para engancharse a las listas de SharePoint. Son fáciles de implementar y brindan una gran cantidad de flexibilidad útil para otros en su organización.
Manténganse al tanto
Lo único que falta en este escenario es un vínculo activo entre la lista de SharePoint y el libro de Excel original. Tal como está, alguien puede cambiar la lista y ese cambio no actualizará los datos originales. En un artículo futuro, le mostraré cómo actualizar los datos originales.
