A pesar de la carrera mundial hacia la transformación digital empresarial, el documento sigue siendo el corazón de la mayoría de las empresas y, lamentablemente, su gestión sigue siendo un proceso claramente manual. Es más o menos parte del flujo de trabajo diario de cada trabajador del conocimiento.
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A pesar de su naturaleza estructurada, la flexibilidad de un documento dificulta la automatización de los procesos comerciales, y tomar datos de múltiples aplicaciones de línea de negocios para insertarlos en un documento es una cuestión de cortar y pegar, de pantalla a documento y a menudo regresa una vez que se recibe un documento.
Lanzado en Ignite en octubre de 2022, Microsoft Syntex está aquí para resolver algunos de estos tediosos problemas manuales, agregando herramientas de procesamiento de documentos a SharePoint. La solución utiliza el aprendizaje automático para ayudar a construir y analizar documentos, convirtiendo un proceso manual en uno donde los humanos guían y verifican el software, y donde aún se cumplen los requisitos legales, reglamentarios y contractuales. En este análisis detallado de Syntex, obtenga más información sobre la IA de contenido y algunos de los casos de uso actuales para esta versión.
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¿Qué es la IA de contenido?
La idea de la IA de contenido es intrigante, ya que se trata de encontrar formas de trabajar con los diferentes tipos de documentos que generamos y la información a menudo no estructurada que contienen. Los sistemas como Syntex necesitan inferir el contexto de esos datos, procesarlos, extraerlos y resumirlos para entregarlos en formatos estructurados. También debe poder ir en sentido contrario, utilizando documentos para producir plantillas que puedan automatizar la creación de documentos.
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En el centro de este proceso se encuentra un conjunto de modelos de aprendizaje automático que están diseñados para la comprensión del contenido. Diseñados para trabajar con las bibliotecas de documentos de SharePoint, estos modelos prediseñados son similares a los que usa Cognitive Services de Azure, con modelos personalizados que se pueden entrenar en su propio contenido.
Modelos personalizados en Microsoft Syntex
Son los modelos personalizados los más interesantes, ya que son los que enmarcan cómo funciona Syntex con contenido no estructurado, apoyando el procesamiento y la creación de documentos. Los modelos personalizados utilizan un método de enseñanza para entrenar el modelo, etiquetando los documentos existentes como parte del proceso de entrenamiento para identificar los elementos de contenido clave. La clave para trabajar con información no estructurada es mostrar las frases clave y los patrones que identifican los elementos importantes de un documento.
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Los documentos no estructurados con los que trabajamos suelen ser cartas y contratos formales, y aunque estos diferirán estructuralmente, tendrán frases y estructuras específicas que son comunes entre los documentos con significados comerciales específicos.
Ese último punto es el más importante, ya que le brinda el contexto para extraer datos en un formato utilizable, como una fecha o un precio. Al enseñarle a un modelo que un conjunto de palabras tiene un significado específico y está asociado con datos que deben usarse, se puede comenzar a construir un modelo que identifique variaciones de las frases clave y formatos de contenido.
La comprensión del documento como un servicio
Si ha estado rastreando la plataforma de inteligencia artificial de servicios cognitivos de Microsoft, se habrá topado con su servicio de comprensión de documentos. Este fue el predecesor del modelo de procesamiento de documentos no estructurados de Syntex. Para que funcione la comprensión de documentos, necesitará una selección de documentos en un centro de contenido de SharePoint para entrenar su modelo, creando dos tipos de herramientas: clasificadores y extractores.
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Los clasificadores se utilizan para identificar documentos que se cargan en una biblioteca. Como ejemplo, podría crear uno que encontraría todos los documentos de Solicitud de propuesta cargados en una biblioteca. Luego, los extractores identifican datos clave en el documento y proporcionan esos datos a aplicaciones externas. Por ejemplo, los extractores pueden usar el nombre de un cliente que solicita la RFP en la biblioteca de documentos y agregar sus datos de contacto en su sistema CRM como prospecto de ventas.
Casos de uso de Microsoft Syntex
Microsoft Syntex se puede utilizar para organizar, etiquetar y comprender mejor sus documentos de diversas formas. Estos son algunos de los casos de uso empresarial más comunes de Syntex:
Agregar aprendizaje automático a sus documentos en SharePoint
Creando un clasificador
Creando un clasificador configura un nuevo tipo de contenido de SharePoint que se adjuntará a todos los documentos identificados. La capacitación es bastante sencilla, comenzando con una selección de documentos apropiados que se pueden usar para construir el modelo. El proceso de entrenamiento le pide que etiquete los documentos con el tipo que está tratando de identificar; necesita al menos cinco documentos de muestra positivos y uno negativo.
Luego debe proporcionar una explicación de por qué esos documentos deben identificarse como un tipo específico, enumerando las frases clave y las palabras utilizadas. Luego, el sistema usará esto como parte del modelo, verificando si coincide con todos sus documentos de muestra correctamente. Si falla, simplemente agregue más detalles y vuelva a ejecutar el proceso de capacitación.
El proceso de formación es relativamente rápido. Una vez completado, puede probar el modelo en otros documentos para ver qué tan efectivo es su clasificador. Como la mayoría de los sistemas de aprendizaje automático, no espere que funcione bien la primera vez; es posible que se necesiten varias pasadas por este ciclo para obtener un modelo que funcione para sus documentos.
Creando un extractor
El proceso de construcción de un extractor es similar, lo que requiere que etiquete los datos que desea extraer de sus archivos. Aquí, debe resaltar la información en sus páginas con un modelo separado para cada información específica que desee.
Los extractores se pueden refinar si necesita reglas más complejas en su modelo o necesita evitar duplicados. Los extractores en uso agregan datos a las columnas de la biblioteca de documentos de SharePoint donde se pueden pasar a otras aplicaciones mediante las API de SharePoint.
Aplicación de plantillas de contenido
Microsoft proporciona herramientas para simplificar las explicaciones de los edificios tanto para clasificadores como para extractores, utilizando plantillas que ya abarcan muchos formatos de contenido comunes utilizados en los documentos. Por ejemplo, en lugar de agregar todas las diferentes variaciones de datos que aparecen en sus documentos, puede elegir la plantilla de fecha adecuada y agregarla a su explicación.
Hay una larga lista de plantillas que incluye importantes tipos de datos financieros, así como formas de extraer números de teléfono internacionales y direcciones de correo electrónico. Para las direcciones de correo electrónico, los usuarios pueden configurarlo para reconocer si los datos pertenecen a un remitente o un receptor.
Generación de documentos usando Syntex y Power Platform
Los modelos de documentos de Syntex también se pueden usar para generar documentos, utilizando fuentes de datos familiares para completar lo que Microsoft llama una «plantilla moderna». Los documentos de Word existentes se pueden usar para generar una plantilla cargándolos en SharePoint y usando Template Studio de Syntex para agregar campos a la estructura del documento base. Luego, estos campos se pueden vincular a una lista o biblioteca de SharePoint, lo que le permite automatizar la creación de documentos.
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Esta no es una herramienta para la creación flexible de documentos; es más una alternativa moderna de código bajo a la combinación de correspondencia. Una plantilla moderna administrada por Syntex puede ser la salida de un flujo de Power Automatetomando datos de varios sistemas comerciales y usándolos para generar documentos comunes, como contratos, facturas e invitaciones, donde el formato no cambia pero sí el contenido.
Una vez que se ha creado y publicado una plantilla, Syntex proporciona un marco para agregar nuevos valores de una lista de SharePoint, así como para completar automáticamente algunos valores cuando sea posible.
Como alternativa, puede usar una acción de Power Automate para automatizar el proceso. Por ejemplo, puede crear automáticamente un nuevo contrato cuando se registra una nueva venta en Dynamics 365 o generar un manual del empleado cuando se agrega un nuevo nombre a Azure Active Directory.
El futuro de Syntex y SharePoint
Está claro que Microsoft tiene grandes planes para automatizar documentos en Syntex, aunque la vista previa actual aún es bastante limitada en comparación con otros servicios de procesamiento de documentos basados en aprendizaje automático.
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Sin embargo, construir sobre SharePoint tiene mucho sentido. Es un importante sistema de administración de contenido empresarial, por lo que convertirlo en el hogar del centro de procesamiento y creación de documentos de Syntex encaja bien con su función actual y establece una dirección interesante para la función futura de SharePoint.
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