Un consejo técnico: comience el nuevo año con una bandeja de entrada limpia

El nuevo año siempre es un buen momento para empezar de nuevo, incluso con la bandeja de entrada de tu correo electrónico. Para empezar el año 2025 con borrón y cuenta nueva, ¿por qué no eliminar todos esos mensajes innecesarios y no deseados?

Si eres como yo, tendrás montones de mensajes que se han ido acumulando en tu bandeja de entrada: recibos, extractos bancarios y de tarjetas de crédito, facturas de teléfonos móviles, billetes de avión, reservas en restaurantes, recordatorios, advertencias de seguridad, spam y más.

Mezcladas con toda esa basura administrativa podrían haber algunas misivas personales de amigos y familiares que vale la pena conservar.

Hay varias razones para eliminar todo ese desorden digital. Por un lado, reduce el riesgo en caso de una violación de datos. Si los piratas informáticos de alguna manera obtienen acceso a su correo electrónico, no tendrán ninguna información personal o financiera, como detalles de tarjetas de crédito, para robar.

Una bandeja de entrada ordenada también ayuda a aumentar la productividad y la concentración porque es más fácil encontrar mensajes importantes si no tienes que examinar montones de mensajes irrelevantes.

Algunos defensores de la productividad abogan por la bandeja de entrada cero, una práctica que requiere lidiar con cada correo electrónico que llega de modo que al final del día su bandeja de entrada esté vacía.

¿Pero quién tiene el tiempo y la energía para eso? Si está ocupado, es más fácil ocuparse simplemente de los mensajes que necesitan atención inmediata e ignorar el resto. Es decir, hasta que el retraso sea demasiado grande.

Aquí hay algunos trucos para controlar su bandeja de entrada seleccionando los correos electrónicos no deseados de los importantes:

Deshazte de los archivos adjuntos

Las cuentas de correo electrónico solían tener un espacio de almacenamiento limitado, digamos uno o dos gigabytes como máximo, lo que significaba que los mensajes con archivos adjuntos grandes ocupaban mucho espacio. Hoy en día, el correo electrónico viene con mucho espacio de almacenamiento gratuito, pero sigue siendo una buena práctica borrar los mensajes de gran tamaño porque tienden a acumularse con el tiempo. ¿Realmente necesitas conservar todas esas fotografías de alta resolución de los nietos de un amigo olvidado?

En Microsoft Outlook, haga clic en la columna o botón «Tamaño» para que los mensajes más grandes aparezcan en la parte superior, donde podrá revisarlos y eliminarlos. Outlook también permite a los usuarios ordenar por archivos adjuntos para que los mensajes con archivos agregados se muestren en la parte superior. Si desea guardar el mensaje en sí, haga clic derecho en el archivo adjunto para eliminarlo.

En Gmail, vaya a la configuración de búsqueda para filtrar los mensajes que sean «mayores que» un tamaño determinado. Comience con, digamos, 20 megabytes y luego reduzca gradualmente el número.

ordenarlo

Los correos electrónicos de remitentes automáticos frecuentes, como boletines informativos y listas de correo, pueden ocupar mucho espacio en su bandeja de entrada. O tal vez reciba muchas notificaciones de seguridad de su banco que pueden ser importantes en el momento pero que rápidamente quedan obsoletas.

A menudo es demasiado tedioso eliminarlos individualmente, así que filtra tu bandeja de entrada por remitente para eliminarlos como grupo. En Outlook, haga clic en la columna o botón «De». En el correo de Gmail o Yahoo, utilice la barra de búsqueda para buscar la dirección de correo electrónico del remitente.

Combine esto con otro truco de búsqueda que reduce el rango de fechas para filtrar todos esos correos electrónicos antiguos que nunca logró eliminar. En Outlook o Gmail, puede establecer un rango de fechas para capturar correos electrónicos de, por ejemplo, 2010 a 2017, de modo que pueda deshacerse de, digamos, todas esas facturas de servicios públicos que ya no necesita.

Palabras clave

Los correos electrónicos de las listas de correo tienden a incluir ciertas palabras o lenguaje que hace que sea un poco más fácil filtrarlos. Uno de esos términos obvios es «cancelar suscripción». La búsqueda de una palabra como esa, que normalmente no se usaría en correos electrónicos escritos por humanos, identificará todos los boletines para eliminarlos fácilmente.

Truco de copia al carbón

Copiar a todos en una cadena de correo electrónico puede considerarse educado y cortés, o molesto, dependiendo de si el tema del mensaje es relevante para usted. Claro, es una buena idea enviar un mensaje de texto a todos en la oficina sobre una política importante que se aplica a todo el personal, pero tal vez no sobre una reunión sobre el Día de traer a su hijo al trabajo si no tiene hijos.

En Outlook hay un truco para filtrar todos aquellos correos electrónicos en los que no eres el destinatario principal. Vaya a la pestaña Inicio, haga clic en «Reglas» y luego en «Crear» una regla. Vaya a Opciones avanzadas y marque «donde está mi nombre en el cuadro CC». Para el siguiente paso, puedes marcar la casilla para moverlo a una carpeta o incluso eliminarlo permanentemente si te sientes seguro.

Los usuarios de Gmail pueden hacer algo similar con la función de búsqueda. Escribe cc: y tu dirección de correo electrónico.

La opción nuclear

Quizás hayas probado todos estos trucos y hayas reducido tu trabajo pendiente, pero todavía tienes muchos más por los que no has pasado. Entonces podría ser el momento de considerar la opción nuclear: eliminarlo todo.

El beneficio de este enfoque es que realmente le proporciona una pizarra en blanco. No tendrás más ansiedad mental si no tienes más mensajes de los que preocuparte. El inconveniente, por supuesto, es que podría perder cualquier mensaje que pueda ser importante o valioso.

© 2025 Prensa Asociada. Reservados todos los derechos. Este material no puede publicarse, transmitirse, reescribirse ni redistribuirse sin permiso.