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Microsoft espera que Teams no solo sea la forma en que los usuarios comerciales colaboran en el trabajo diario, sino también una forma simple para que las empresas más pequeñas construyan comunidades para empleados o clientes.
La versión personal de Teams es gratuita y está integrada en Windows 11, y millones de personas ya tienen la cuenta gratuita de Microsoft que necesitan para usarla en dispositivos Mac, iOS y Android. Ahora Microsoft está agregando una nueva experiencia comunitaria a las funciones de chat y calendario existentes en los equipos personales.
¿Qué son las comunidades en los equipos de Microsoft?
Comunidades en Microsoft Teams son espacios grupales solo por invitación para chatear, reunirse, compartir información y, en general, organizar y colaborar. Esta función de Comunidades (Figura A) podría ser útil para las pequeñas empresas que desean conectarse y comunicarse con grupos de clientes o para que los compañeros de trabajo gestionen eventos relacionados con el trabajo, como almuerzos de equipo o fiestas de empresa.
Figura A
Las comunidades están disponibles ahora en los clientes de iOS y Android y «próximamente» (para citar a Microsoft) para los clientes de Teams de escritorio. Puede usar Comunidades en la versión gratuita de Teams, microsoft 365 Personal, Microsoft 365 Family y Teams Essentials si inicia sesión con una cuenta de Microsoft.
Cómo usar Comunidades en Microsoft Teams
Puede crear una comunidad desde cero o elegir una de las ocho plantillas en la aplicación, aunque estas solo rellenan previamente un emoji apropiado como encabezado e ícono, y usted mismo podría elegir fácilmente un emoji o una foto.
Al igual que los equipos en la versión empresarial, las comunidades se basan en Grupos de Microsoft 365, pero las características se simplifican: una comunidad tiene un canal de chat y un calendario donde puede organizar eventos (que pueden ser reuniones de Teams pero no tienen que serlo; usted puede completar la dirección de un evento del mundo real y obtener un mapa que muestre la ubicación), además de una lista de archivos.
Todas las fotos, enlaces web o archivos que las personas adjunten a sus mensajes de chat se agregan a la comunidad, y puede filtrarlos rápidamente para verlos usando los botones Eventos, Fotos, Enlaces y Archivos en la parte superior. Actualmente, no hay un botón para filtrar solo videos, pero Microsoft dice que está disponible (y los videos que subimos no aparecían en el filtro Archivos).
Puede elegir un archivo desde dentro de Microsoft Teams agregándolo como archivo adjunto cuando escribe un mensaje de chat desde su dispositivo local o almacenamiento en la nube conectado, o puede elegir Teams como objetivo compartido desde otra aplicación y luego elegir la comunidad que desea compartir. publíquelo. Comparta un PDF o una imagen, y todos podrán verlo y guardarlo. Comparta un archivo de Office como una carta que otras personas de su empresa necesitan usar como plantilla o una hoja de cálculo de Excel con los detalles de algo en lo que están trabajando y otros miembros de la comunidad pueden verlo y luego abrirlo para editarlo. Los cambios que haga otra persona se mostrarán en el archivo para todos, por lo que puede usar esto como una manera fácil de colaborar en documentos.
VER: Microsoft Office Professional 2021 para Windows: Licencia de por vida (Academia TechRepublic)
Lo que necesita saber sobre el uso de Comunidades y OneDrive
Microsoft Teams usa OneDrive para almacenar archivos en comunidades, y también puede ver los archivos de una comunidad en Compartido con su carpeta en su propio OneDrive, por lo que puede trabajar con ellos fuera de Teams, pero es posible que esto no funcione exactamente de la manera que espera. .
Si comparte un archivo desde su propio OneDrive en lugar de compartir su archivo directamente, Teams hace una nueva copia en la raíz de su OneDrive personal y la comparte. Esto significa que, si bien verá los cambios que la gente haga en el archivo de la comunidad, su archivo original en OneDrive no se actualizará con esos cambios. Esto evita lo que podrían ser problemas complicados de administración de permisos a medida que las personas ingresan y abandonan una comunidad, por lo que probablemente sea la opción correcta aquí, pero es algo a tener en cuenta.
La mayoría de las empresas querrán las opciones de administración que vienen con las versiones comerciales de Teams, Office y OneDrive. Pero si está trabajando con un pequeño grupo de personas y desea una manera fácil de compartir, hablar y colaborar en archivos que no terminen con muchas copias diferentes del archivo como lo hace el correo electrónico, Microsoft Teams Communities vale la pena probar
Conexiones seleccionadas a través de Microsoft Teams Communities
Hay muchas herramientas comunitarias que las personas a las que está dirigido Microsoft Teams están utilizando y, al igual que los equipos empresariales, los equipos personales comenzarán a integrarlos en las comunidades. El primero de ellos será SignUpGeniusun servicio que reemplaza las hojas de registro en papel o las cadenas de correo electrónico para pequeñas empresas y grupos de voluntarios: el próximo año, podrá agregar una opción de registro a una comunidad de Microsoft Teams para organizar cosas más estructuradas, como compartir el viaje al trabajo o quién trae qué a el picnic de la empresa.
Microsoft dice que agregará más integraciones en el futuro, y hay otros servicios de Microsoft que tendrían sentido aquí, como Microsoft Bookings para programar citas o la versión personal de Microsoft Lists o PowerApps Cards que le permiten crear microaplicaciones para ingresar información como un formulario personalizado. pantalla de votación o calificación.
Y toda esta información permanecerá en un entorno de grupo que tú controlas, con más opciones de gestión y moderación de las que tendrías con Discord, Facebook o incluso GroupMe de Microsoft servicio de chat grupal.
“Los propietarios de la comunidad tienen la capacidad de administrar la configuración, establecer pautas de la comunidad y agregar o eliminar participantes y publicaciones”, dijo un portavoz de Microsoft a TechRepublic. “Además, los propietarios de la comunidad pueden agregar nuevos eventos o reuniones al calendario de su comunidad, invitar a personas, realizar un seguimiento de la asistencia y hacer un seguimiento de los asistentes a través de chats privados directos”.
Tiene una invitación para unirse a una comunidad: depende del propietario de la comunidad si es la única persona que puede enviar invitaciones, lo que puede ser un enlace para hacer clic o un código QR para escanear – o si las personas que ya se han unido pueden invitar a sus amigos. Los propietarios de la comunidad pueden invitar a las personas directamente usando su dirección de correo electrónico o número de teléfono, lo que hace que sea más difícil enviar spam a las personas con invitaciones que no les interesan o eliminar a alguien que es disruptivo. Si está utilizando la comunidad para compartir información con suscriptores, estudiantes, empleados u otro tipo de grupo que cambia naturalmente con el tiempo, puede eliminar a las personas que ya no califican.
Cualquiera puede editar sus propios mensajes para actualizar los detalles que cambian (o corregir el molesto error tipográfico que ve justo después de presionar enviar) o eliminarlos; los propietarios de la comunidad también pueden eliminar los mensajes publicados por los miembros de la comunidad si no están relacionados con el tema o no son útiles, o simplemente limpiar las discusiones sobre la planificación de un evento o cómo solucionar un problema una vez que todo haya terminado.
También hay una opción para informar sobre el contenido directamente a Microsoft, lo que debería dar a las empresas la confianza de que el uso de Teams no expondrá a los empleados o clientes a nada angustiante.
