Microsoft escuchó las solicitudes de los clientes, y la lista de tareas Asignado a mí finalmente se está convirtiendo en un lugar para ver toda su lista de tareas pendientes de múltiples proyectos en la aplicación de su elección.
Microsoft ha estado alineando lentamente sus múltiples herramientas de administración de tareas en los últimos años, incluida la incorporación de tareas de Planner y To Do en Teams y dando más sentido a los diferentes roles para los que Project y Planner son adecuados.
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En parte, Microsoft está respondiendo a los comentarios de los clientes a largo plazo acerca de no tener que ir a varios lugares para realizar un seguimiento de todas las cosas que necesita hacer. Parte de esto es impulsado por la nueva aplicación Viva Goals, que promete conectar los planes y prioridades generales de una organización con los proyectos y tareas individuales en los que los empleados realmente dedican su tiempo a trabajar.
Las características de Viva Goals ayudarán con el establecimiento y seguimiento de objetivos
Viva Goals pronto te permitirá agregar Proyecto Microsoft y Planificador de Microsoft planes al tablero y establezca cómo se relacionan con los objetivos de alto nivel y los resultados clave para la organización. Estos objetivos se actualizarán automáticamente a medida que se realice el trabajo. También podrá establecer objetivos a nivel de proyecto dentro de Project para que pueda realizar un seguimiento del progreso de los OKR y asegurarse de que se está centrando en las tareas que se alinean con las prioridades de la empresa.
Figura A
La muy solicitada función de lista Asignado a mí está en el horizonte
Para administrar su propia carga de trabajo, puede ser más útil ver las tareas de su proyecto junto con las tareas de Planner y To Do dentro de la lista Asignado a mí. Esta es una característica que muchos usuarios han pedido repetidamente, y microsoft dice llegará “en los próximos meses”.
Cuando llegue, finalmente tendrá una lista única de todas las tareas que se supone que debe hacer. Independientemente del sistema en el que vivan, podrá filtrar y clasificar según la fecha de vencimiento de las tareas y lo que se establece como una prioridad. También verá tareas de Project en la aplicación Microsoft To Do en la misma lista inteligente Asignado a mí que muestra tareas de Planner, pero debido a la forma en que funciona To Do, esa es una lista separada. Puede optar por agregar tareas individuales a Mi día si desea verlas allí.
Figura B
Debido a que las tareas pueden provenir de diferentes sistemas, no obtiene las mismas opciones en todos ellos. Si observa las tareas de To Do en Equipos de Microsoft, puede ver la fecha de vencimiento, el campo de notas, la lista de verificación y dos niveles de prioridad. Las tareas de Planner o Project tienen todo eso, pero también tienen cubos, etiquetas, fechas de inicio, archivos adjuntos, comentarios, tres niveles de progreso y dos niveles de prioridad más.
Así como hay más opciones cuando observa una tarea pendiente en la aplicación Microsoft To Do, no obtiene todos los detalles de una tarea de proyecto, pero obtiene lo suficiente para saber cuál es la tarea y cómo va. o para actualizar rápidamente a su equipo sobre el progreso sin tener que acceder a la aplicación completa.
Figura C
Si necesita la interfaz completa de Project, hacer que Project sea una pestaña en su canal de Teams significa que puede ver una cuadrícula o tablero con todas las tareas del plan, obtener una descripción general con las vistas de Línea de tiempo, Gráficos y Personas, o abrir un chat de Teams para discutir progreso con todo el contexto del proyecto frente a ti. Esto es más eficiente que tratar de hacer malabarismos con dos ventanas con Teams ocupando tanto de su pantalla que no puede ver los detalles en Project.
Figura D
Si bien Microsoft es vago acerca de cuándo estarán disponibles las nuevas funciones, pronto también podrá profundizar en el historial de tareas para que pueda ver las actualizaciones de progreso, ver quién definió diferentes tareas y cuándo y cómo se dividió una tarea en diferentes actividades.
Figura E
Las nuevas características de Microsoft Project incluyen soporte ágil
Microsoft Project también está recibiendo algunas características nuevas: Soporte ágil (otra característica muy solicitada) le permitirá administrar primaveras y retrasos, los planes ahora pueden incluir hasta 1,000 tareas y podrá crear relaciones más complejas entre tareas, como si una tarea solo puede comenzar después de que otra ya haya comenzado, solo terminar una vez que algo más esté completo o no se marque como completo hasta que haya comenzado la siguiente tarea: opciones que resultarán familiares para los usuarios del software Project de escritorio más potente.
Es posible que algunas de sus tareas no estén en una herramienta de administración de tareas, como los comentarios en un documento de Word o PowerPoint que necesita revisar o responder. La columna de actividad en la nueva página de inicio de OneDrive en la web muestra cuándo otras personas lo mencionaron en un documento, así como también cuándo compartieron un archivo y qué documentos están conectados a qué reuniones, lo que podría hacer que sea más rápido revisarlos antes. sumergirse en la conversación, así como vincularse a las grabaciones de la reunión en caso de que necesite verificar acciones para agregar a sus tareas.
Pasar de Microsoft Planner a Project
Planner y Project son herramientas diferentes para audiencias diferentes, y Microsoft se quedará con ambas. Pero también hay mucha superposición: algunas personas necesitarán usar ambos para diferentes proyectos, y algunos proyectos que comienzan en Planner se volverán lo suficientemente complejos como para beneficiarse de las herramientas más poderosas en Project. Si usted o un colega ya hicieron el trabajo de esbozar lo que implicará un proyecto en Planner, transferirlo a Project tiene más sentido que hacerlo todo de nuevo.
Si está llegando a los límites de Planner y se pregunta si Project funcionaría mejor para usted, regístrese para una prueba que trae su plan de Planner a Project como un proyecto en vivo en el que puede trabajar. Puede encontrar la opción de prueba dentro de Planner en una nueva pestaña llamada Línea de tiempo.
Esto importa una copia del plan actual de Planner, dejando el original en Planner para sus colegas en caso de que decida no cambiar a Project. En el futuro, podrá elegir qué planes de Planner desea importar a la versión de prueba de Project, por lo que podrá reutilizar un plan de Planner si ya usó Project y trabaja con más de un plan de Planner en Project.
Si su organización ya tiene licencias de proyecto, los administradores de TI pueden asignarle una licencia o indicarle que solicite una en lugar de una prueba. Por el momento, esto solo le permitirá trabajar con el plan de Planner que importó como parte de la prueba, pero en el futuro podrá mover más planes de Planner a Project cuando desee cambiarlos.
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