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No todos los clientes de Workspace requieren la lista completa de funciones de Gemini para el personal y, para muchos trabajadores, los asistentes de IA han demostrado ser más efectivos dentro y alrededor de las reuniones. Para atender a estos clientes, Google lanzó un complemento “Reuniones y mensajes de IA” que incluye acceso a las funciones de Gemini solo en Meet, por un precio más bajo de $10 por usuario al mes.
También hay un complemento de «Seguridad AI», que también cuesta $ 10 por usuario por mes, que brinda acceso a la clasificación de documentos impulsada por AI en Google Drive. (La función también está disponible en la suscripción Gemini Enterprise, más cara).
¿Cómo se compara la adopción de Google Workspace con Microsoft 365?
Aunque Microsoft ha mantenido su formidable liderazgo en el mercado, Google ha logrado establecer Workspace como un paquete de software de oficina competitivo. Es difícil decir exactamente cómo le ha ido a la adopción de Workspace en comparación con Microsoft 365 y otras suites de aplicaciones de productividad, pero hay algunos indicios.
Google informa 10 millones de clientes de pago para Workspacemientras que Microsoft afirma más de 400 millones de asientos comerciales pagados (usuarios finales) para Office 365/Microsoft 365. Google dice que su cifra se refiere al número total de organizaciones de cualquier tamaño que pagan por Workspace, en lugar del número total de puestos/usuarios pagos entre las organizaciones de clientes, pero esto probablemente incluye algunos extremadamente empresas pequeñas, incluso unipersonales, lo que dificulta la comparación.
La otra estadística que proporciona Google (3 mil millones de usuarios) es menos útil, ya que se relaciona principalmente con el uso que hacen los consumidores de sus aplicaciones gratuitas. «Si bien miles de millones de consumidores utilizan versiones gratuitas de las aplicaciones Google Workspace, su uso en las empresas sigue siendo limitado, eclipsado por la popularidad de Microsoft 365», dijo Gownder.
Los estados financieros de la empresa matriz de Google, Alphabet, hacen poco para arrojar luz sobre la adopción empresarial de Workspace, ya que los ingresos de Workspace son parte del segmento «Google Cloud» que también incluye Google Cloud Platform, el servicio de análisis e infraestructura de computación en la nube más amplio de Google. en un llamada de ganancias Para el estado financiero trimestral más reciente de Alphabet (segundo trimestre del año fiscal 24), el director ejecutivo, Sundar Pichai, solo señaló que un aumento interanual del 29% en los ingresos de Google Cloud se debió, en parte, al «fuerte crecimiento del espacio de trabajo». Este crecimiento se debió principalmente a aumentos en los ingresos promedio por asiento, dijo Pichai, una indicación de que, al igual que otros en el espacio, Google ve más valor en aumentar las ventas con los clientes existentes que en expandir su base general de clientes.
Sin embargo, Google está ganando terreno a M365, aunque lentamente, afirmó Mariano. «Creo que veremos un crecimiento continuo del mercado para Google Workspace», dijo. «Aunque es incremental, vemos que están ganando un poco de participación de mercado cada año».
Google ha logrado atraer a grandes empresas como Verizon y Aerobús lejos de su rival y, más recientemente, anunciado que 250.000 miembros del personal del ejército de EE. UU. recibirían licencias de Workspace, una señal más de la aceptación de la suite por parte de las grandes organizaciones.
«Cuando miramos al mundo occidental, vemos que Microsoft y Google son los dos jugadores dominantes en este espacio», dijo Mariano.
Un factor clave para el interés empresarial en Workspace es el costo en comparación con M365, afirmó Mariano. Las empresas desconfían del creciente gasto en la suite de Microsoft, dijo, incluso si la realidad es que, en su mayor parte, es poco probable que las empresas vean ahorros significativos al cambiarse a Workspace.
«El término que he escuchado de varios líderes de TI y CIO con los que he hablado es que el aumento de costos de Microsoft 365 no es sostenible», dijo Mariano. «Eso les está haciendo pensar mucho más en Google Workspace que en el pasado».
Gownder también considera que los esfuerzos de Google por orientar Workspace a instituciones educativas a lo largo de los años están empezando a dar sus frutos. “Los grupos más jóvenes de empleados, debido a que usaron Google Workspace en la escuela, podrían tener preferencia por la suite sobre el menos familiar Microsoft 365”, dijo.
Otro factor es que, después de salir de un modo de crisis reactiva durante la pandemia, los líderes de TI ahora están en una mejor posición para evaluar su estrategia de aplicaciones en el lugar de trabajo.
“Cuando miramos hacia atrás, a la era de la pandemia, Microsoft se dio un festín: todos corrieron hacia Microsoft porque era lo que tenían”, dijo Mariano. “Creo que el polvo se ha calmado, y muchos líderes de TI y CIO están mirando lo que queda después del hecho y preguntando: ‘¿Qué hicimos y deberíamos estar aquí?’ Se están tomando el tiempo para decidir cómo serán los próximos cinco a diez años”.
¿Qué tan fácil es pasar de Microsoft 365 a Google Workspace?
Para muchas empresas, adoptar Workspace significará migrar usuarios de las aplicaciones de productividad empresarial de Microsoft. Google proporciona herramientas para ayudar a los clientes a realizar la transición.
La herramienta Google Workspace Migrate permite a los administradores mover grandes cantidades de contenido a un dominio de Workspace. Workspace Migrate se puede utilizar para mover datos desde Microsoft Exchange (2010, 2013, 2016 y 2019), Exchange Online, Microsoft SharePoint (2010, 2013 y 2016), SharePoint Online y Microsoft OneDrive for Business. También se puede utilizar para migrar datos desde la plataforma de almacenamiento en la nube Box, sistemas de intercambio de archivos y otros dominios de Workspace. Workspace Migrate está disponible para Workspace Business Standard y Business Plus, Enterprise Standard y Enterprise Plus, y Education Standard y Education Plus.
Para migraciones más pequeñas desde ciertos productos de Microsoft, Google tiene otras opciones: Google Workspace Migration para Microsoft Exchange (GWMME), Google Workspace Migration para Microsoft Outlook (GWMMO) y servicio de migración de datos.
Google también introducido un nuevo servicio de migración de archivos en versión beta abierta recientemente que tiene como objetivo simplificar la transferencia de archivos entre OneDrive y Google Drive para hasta 100 empleados a la vez, y promete una «interrupción mínima» para los usuarios finales durante el proceso.
Sin embargo, una migración completa de Microsoft 365 a Google Workspace no es para los pusilánimes. Un proyecto de este tipo puede requerir un «esfuerzo monumental» para una gran empresa, afirmó Gownder: «Hay mucha complejidad que gestionar, a pesar de las herramientas de asistencia que ofrece Google», afirmó.
Uno de los desafíos que enfrentan las empresas es que algunos aspectos de la suite Microsoft 365 no tienen un destino claro en Google Workspace. Por ejemplo, es difícil migrar datos de Teams de una manera que tenga sentido, dijo Gownder, mientras que Excel tiene secuencias de programación completas, macros y otros enfoques de contenido que pueden fallar al migrarlos a Sheets. «Las grandes organizaciones querrían trabajar con un socio consultor externo y no será un proyecto pequeño», afirmó.
¿Cuáles son algunas de las funciones más nuevas de Google Workspace?
Una de las principales prioridades de Google es la integración de su asistente Gemini AI en las aplicaciones Workspace.
Uno lanzado recientemente La función Gemini for Workspace en Meet es «Tomar notas por mí», que asigna al asistente de IA la tarea de tomar notas durante una videollamada, lo que permite a los participantes concentrarse en su reunión.
Gemini puede tomar notas en las reuniones de Google Meet.
Un reciente actualizar a Gemini en la función «Ayúdame a escribir» de Gmail, que utiliza IA generativa para redactar un correo electrónico, agrega tres opciones para refinar el texto de un correo electrónico: Formalizar, Elaborar y Acortar.
Las gemas también están ahora. disponible para usuarios de Géminis. Al igual que el GPT de OpenAI, las gemas son Versiones personalizadas del asistente de chat AI. a los que se les puede indicar que respondan de ciertas maneras: el socio de codificación y el editor de redacción son ejemplos de dos gemas prediseñadas proporcionadas por Google.
En términos de las aplicaciones principales de Workspace, una incorporación bastante reciente son los “chips inteligentes”, una variedad de elementos interactivos que puede integrar en Documentos y Hojas de cálculo para mejorar la colaboración. Cuando un compañero de trabajo hace clic en un chip integrado, puede ver más información, como los detalles de contacto de una persona o empresa, o realizar una acción, como cambiar el estado de una tarea a través de un menú desplegable.
Howard Wen/IDG
Actualmente se encuentra en desarrollo una nueva aplicación Workspace: Vids. Esta es una aplicación de creación de videos que guía a los usuarios a través del proceso de producción de videos simples con fines tales como argumentos de venta, incorporación de empleados y aprendizaje y desarrollo. Un asistente de IA en la aplicación puede crear un guión gráfico y sugerir imágenes de fondo, por ejemplo, y ofrece voces en off preestablecidas para narrar un vídeo. La aplicación ahora está en vista previa en Laboratorios de espacio de trabajo.
¿Qué sigue para Google Workspace?
Aunque Gemini ya se ha integrado en una amplia gama de aplicaciones de Workspace, es justo decir que Google seguirá centrando sus esfuerzos en desarrollar el asistente de IA para uso laboral.
“Creo que para ellos ahora es Géminis, Géminis, Géminis”, dijo Mariano.
Una característica de IA en desarrollo es AI Teammate for Workspace, un agente de IA con el que los trabajadores humanos pueden interactuar directamente en la aplicación Workspace Chat. El prototipo, presentado en Google I/O este añopodría usarse para una variedad de propósitos, para monitorear y rastrear proyectos, por ejemplo.
Sin embargo, queda por ver si las inversiones de Google en Gemini atraerán más empresas a la suite Workspace. «Google continúa reforzando Workspace con herramientas basadas en inteligencia artificial, pero aún no hemos llegado al punto en que las empresas digan que migrarán a Google Workspace gracias a Gemini», dijo Gownder.
Una fortaleza de Google podría residir en la combinación de sus aplicaciones Gemini y Workspace con su negocio de hardware, con los teléfonos Pixel de Google capaces de ejecutar IA en el dispositivo. «Esa es una ventaja competitiva para ellos que podríamos ver crecer en los próximos dos años, a medida que veamos lo que sucede con la IA», dijo Mariano.
Sin embargo, no se trata solo de IA: otro producto intrigante en proceso es Project Starline, un sistema de videoconferencia 3D que brinda a los usuarios la sensación de que están en la misma habitación. Google anunció recientemente que planea hacer que el sistema, que ha estado desarrollando durante varios añosdisponible comercialmente en 2025.
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