Explicación de Microsoft 365 Copilot: genAI se encuentra con Office

La otra forma de interactuar con Copilot es a través de Microsoft 365 Chat, al que se puede acceder como un chatbot con Teams. Aquí, Microsoft 365 Chat funciona como una herramienta de búsqueda que muestra información de una variedad de fuentes, incluidos documentos, calendarios, correos electrónicos y chats. Por ejemplo, un empleado podría solicitar una actualización sobre un proyecto y obtener un resumen de las comunicaciones y documentos relevantes del equipo ya creados, con vínculos a las fuentes.

Microsoft ampliará el alcance de Copilot a otras aplicaciones que utilizan los trabajadores a través de «complementos», que son básicamente integraciones con aplicaciones de terceros. Estos permitirán al asistente aprovechar los datos almacenados en aplicaciones de otros proveedores de software, como Atlassian, ServiceNow y Mural. Hay cincuenta complementos de este tipo disponibles y se espera que en el futuro haya «miles» más, según Microsoft.

¿Cómo utilizan Copilot los primeros clientes?

Antes del lanzamiento, muchas empresas accedieron a Copilot para M365 como parte de un programa de acceso anticipado pago (EAP); comenzó con una pequeña cantidad de participantes antes de crecer a varios cientos de clientes, incluidos Chevron, Goodyear y General Motors.

Una de las empresas que participó en el EAP fue la firma de marketing Dentsu, que comenzó a implementar 300 licencias para el personal técnico y luego para los empleados de todas sus líneas de negocios a nivel mundial. El caso de uso más popular hasta ahora es el resumen de la información generada en las aplicaciones M365 (una llamada de Teams es un ejemplo).

“El resumen es definitivamente el caso de uso más común que vemos desde el primer momento, porque es una indicación fácil: en realidad no es necesario realizar ninguna ingeniería de indicaciones… lo sugiere Copilot”, dijo Kate Slade, directora de habilitación de tecnología emergente en Dentsu.

Los empleados también tendrían acceso a las funciones de chat de M365 para prepararse para las reuniones, por ejemplo, con la capacidad de extraer rápidamente información de diferentes fuentes. Esto podría significar encontrar información de un proyecto de hace varios años «sin tener que buscar en un laberinto de carpetas», dijo Slade.

Los comentarios de los trabajadores de Dentsu han sido abrumadoramente positivos, dijo Slade, y ahora hay una lista de espera para aquellos que quieran utilizar la herramienta de inteligencia artificial.

“Se trata de reducir el tiempo que pasan en [tasks] “Y devolverles tiempo para que sean más creativos, más estratégicos o simplemente para que sean seres humanos y se conecten entre sí en reuniones de Teams”, afirmó. “Ese ha sido uno de los mayores impactos que hemos visto… simplemente ayudar a hacer tiempo para las tareas cognitivas de nivel superior que las personas tienen que hacer”.

Los casos de uso varían entre los distintos roles. Por ejemplo, los diseñadores gráficos de Denstu obtendrían menos valor del uso de Copilot en PowerPoint: “Ellos crearán piezas visualmente realmente impactantes por sí mismos y no estarán realmente satisfechos con esa capacidad lista para usar”, dijo Slade. “Pero esos mismos creativos podrían obtener muchos beneficios de Copilot en Excel y poder usar lenguaje natural para decir: ‘Oye, necesito hacer un análisis en esta tabla’ o ‘¿Cuáles son las tendencias clave de estos datos?’ o ‘Quiero agregar una columna que haga esto o aquello’”.

La mayoría de los proveedores del mercado de software de productividad y colaboración han agregado genAI a sus ofertas en este momento.

Google, el principal competidor de Microsoft en el campo del software de productividad, lanzó DuetAI para Workspace en 2023 y cambió su nombre a Gemini Enterprise (30 dólares por usuario al mes) y Gemini Business (20 dólares por usuario al mes). El asistente de inteligencia artificial de Google puede resumir conversaciones de Gmail, redactar textos y generar imágenes en aplicaciones de Workspace como Documentos, Hojas de cálculo y Presentaciones.

Slack, la empresa de software de colaboración propiedad de Salesforce y rival de Microsoft Teams, lanzó su función Slack AI en febrero. Otras empresas que compiten con elementos de la cartera de Microsoft 365, como Zoom, Box, Coda y Cisco, también han promocionado sus planes de genAI.

Mientras tanto, Apple anunció que incorporará funciones de inteligencia artificial generativa a su gama de herramientas de productividad.

Luego están las herramientas específicas de IA, como ChatGPT de OpenAI, así como Claude, Perplexity AI, Jasper AI y otras, que también ofrecen funciones de generación de texto y resumen de documentos.

Copilot tiene algunas ventajas sobre sus rivales. Una de ellas es la posición dominante de Microsoft en el mercado de software de productividad y colaboración, afirmó Castañón. “La ventaja clave que tendrá Copilot para Microsoft 365 es que, al igual que otras iniciativas anteriores como Teams, cuenta con una oportunidad ‘lista para usar’ con la cartera de colaboración y productividad de Microsoft y su amplia presencia global”, afirmó.

La estrecha asociación de Microsoft con OpenAI (Microsoft ha invertido miles de millones de dólares en la empresa en varias ocasiones) Desde 2019 y tiene una gran participación no controladora del negocio), probablemente lo ayudó a construir IA generativa en sus aplicaciones a un ritmo más rápido que sus rivales.

“Su inversión en OpenAI ya ha tenido un impacto, permitiéndole acelerar el uso de IA generativa/LLM en sus productos, adelantándose a Google Cloud y otros competidores”, afirmó Castañón.

¿Cuáles son los riesgos de genAI para las empresas? ‘Alucinaciones’ y protección de datos

Además de los posibles beneficios de las herramientas genAI como Copilot para M365, las empresas deben tener en cuenta los riesgos, entre ellos las alucinaciones a las que son propensos los modelos de lenguaje grandes (LLM), cuando se proporciona información incorrecta a los empleados.

“Copilot es una IA generativa, sin duda puede alucinar”, dijo Slade, citando el ejemplo de un empleado que le pidió a Copilot que le proporcionara un resumen del trabajo pro bono realizado ese mes para agregarlo a su tarjeta de horas y enviarlo a su gerente. Se creó un documento de resumen detallado de dos páginas sin problemas; sin embargo, la dirección de todas las reuniones se proporcionó como “123 Main Street, City, USA”, un error que se detecta fácilmente, pero que indica el cuidado que deben tener los usuarios cuando confían en Copilot.

La aparición de alucinaciones se puede reducir mejorando las indicaciones, pero se ha recomendado al personal de Dentsu que trate los resultados del asistente genAI con precaución. «Cuanto más contexto le puedas dar en general, más cerca estarás de un resultado final», dijo Slade. «Pero nunca reemplazará la necesidad de revisión humana y verificación de hechos.

“En la medida de lo posible, establezca expectativas y comunique a sus primeros usuarios que esta es una tecnología que aún está evolucionando. Es un primer borrador, no un borrador final; a veces generará alucinaciones y fallará”.

Están surgiendo herramientas que filtran los resultados de Copilot que podrían ayudar en este caso, dijo Litan, pero es probable que esto siga siendo un desafío clave para las empresas en el futuro previsible.

Otro riesgo está relacionado con una de las principales fortalezas de Copilot: su capacidad de examinar archivos y datos en todo el entorno M365 de una empresa utilizando entradas de lenguaje natural.

Si bien Copilot solo puede acceder a los archivos según los permisos otorgados a los empleados individuales, la realidad es que las empresas a menudo no etiquetan adecuadamente los documentos confidenciales. Esto significa que los empleados individuales pueden darse cuenta de repente de que pueden pedirle a Copilot que proporcione detalles sobre la nómina o la información de los clientes si no se ha bloqueado con los permisos adecuados.

A Informe de 2022 de la empresa de seguridad de datos Varonis afirmó que uno de cada 10 archivos alojados en entornos SaaS es accesible para todo el personal; un estudio anterior Informe 2019 Varonis estima que esa cifra, incluidos los archivos y carpetas locales y en la nube, es del 22 %. En muchos casos, esto puede significar que se otorgan permisos a nivel de toda la organización para miles de archivos confidenciales.

En muchos casos, los datos más importantes, como los relacionados con las nóminas, por ejemplo, tendrán permisos estrictos. Un desafío mayor es proteger los datos no estructurados, ya que la información confidencial se abre camino en una amplia gama de documentos creados por empleados individuales: un gerente de tienda que planifica las nóminas en una hoja de cálculo de Excel antes de actualizar un sistema central, por ejemplo. Esta es una situación similar a la que se encontró el director de tecnología de una cadena de restaurantes estadounidense no identificada durante el EAP, dijo Litan.

“Hay una gran cantidad de datos personales guardados en hojas de cálculo que pertenecen a gerentes individuales”, dijo Litan. “También hay una gran cantidad de propiedad intelectual guardada en documentos de Word en SharePoint, Teams o OneDrive”.

“No te das cuenta de a cuánto tienes acceso en una empresa promedio”, dijo Matt Radolec, vicepresidente de respuesta a incidentes y operaciones en la nube de Varonis. “Una suposición que podrías tener es que la gente generalmente bloquea estas cosas: no lo hacen. Las cosas generalmente están abiertas”.

Otra consideración es que los empleados a menudo terminan almacenando archivos relacionados con su vida personal en las computadoras portátiles del trabajo.

“Los empleados también usan sus computadoras de escritorio para trabajo personal; la mayoría de ellos no tienen computadoras portátiles separadas”, dijo Litan. “Por lo tanto, tendrá que darles tiempo a los empleados para que se deshagan de todos sus datos personales. Y a veces no puede, no pueden sacarlos del sistema tan fácilmente porque están bloqueados; no puede colocar unidades USB en el sistema”. [to corporate devices, in some cases].

“Son muchos los procesos que las empresas deben seguir. Hablo todos los días con clientes sobre el riesgo. Este es un tema que realmente les afecta”.

Poner en orden la gobernanza de datos es un proceso que podría llevar a las empresas más de un año, afirmó Litan. “No hay atajos. Hay que recorrer toda la organización y configurar los permisos correctamente”, afirmó.

En opinión de Radolec, muy pocos clientes de M365 han abordado adecuadamente los riesgos relacionados con el acceso a los datos dentro de su organización. «Creo que muchos de ellos solo planean realizar el bloqueo y el abordaje después de comenzar», dijo. «Veremos hasta qué punto es efectivo». [after launch]Estamos a la vuelta de la esquina para ver qué tan bien le irá a la gente con esto”.

Pros y contras de Copilot para M365

Ventajas:

• Aumente la productividad. Las funciones de GenAI pueden ahorrar tiempo a los usuarios al automatizar determinadas tareas.
• Amplitud de funciones. Copilot para M365 está integrado en las aplicaciones de productividad que muchos trabajadores usan a diario, como Word, Excel, Outlook y Teams.
• Las respuestas generadas por Copilot para M365 están ancladas en los correos electrónicos, archivos, calendarios, reuniones, contactos y otra información contenida en Microsoft 365. Esto significa que Copilot para M365 posiblemente pueda ofrecer mayor información sobre los datos laborales que cualquier otra herramienta de IA generativa.
• Controles de seguridad y privacidad de nivel empresarial. A diferencia de los asistentes de inteligencia artificial para consumidores, Microsoft promete que los datos de los clientes no se utilizarán para entrenar modelos de Copilot. ofrece herramientas para ayudar a administrar el acceso a los datos en las aplicaciones de M365.

Contras:

• Precio. GenAI no es barato y los clientes de M365 deben pagar una tarifa adicional significativa cada mes para acceder a las funciones de Copilot. Es posible que un empleado individual no necesite acceder a Copilot en más de un par de aplicaciones de M365.
• Necesidad de formación de los empleados. Para aprovechar al máximo las herramientas de genAI será necesario ofrecer orientación sobre indicaciones eficaces, en particular para los empleados que no están familiarizados con la tecnología, un coste adicional que las empresas deben tener en cuenta.
• Precisión y alucinaciones. Los LLM son notoriamente poco fiables y ofrecen respuestas incorrectas con total seguridad. Esto es especialmente preocupante cuando se trata de datos empresariales, y los usuarios deben estar atentos a los errores en los resultados de Copilot.
• Riesgos de protección de datos. La capacidad de Copilot for M365 de acceder a una amplia gama de datos corporativos implica que las empresas deben tener cuidado para garantizar que los documentos confidenciales no queden expuestos.
• La funcionalidad de Copilot en Excel es limitada en esta etapa.

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