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No, no, ve ahe-” “Oh, no, puedo esperar, ¿qué estabas-” “Solo quería decir-.” «Vaya.» (Dos latidos de silencio.) «Lo pondré en el chat».
Si está en muchas reuniones híbridas, está familiarizado con las incómodas superposiciones y pausas que pueden enredar esas interacciones digitales. El hilo de chat y la función de levantar la mano ayudan, pero a medida que (algunas) personas vuelven a trabajar juntas en persona, las conversaciones paralelas en la sala de conferencias en el sitio y las configuraciones de oficina que no están equipadas para una experiencia híbrida se suman a la complejidad.
Para comprender cómo hacer que las reuniones fluyan de forma más natural, los investigadores de Microsoft están estudiando la ciencia detrás de las interrupciones y observando cómo los líderes pueden facilitar una mejor comunicación para todos los participantes de la reunión, independientemente del lugar.
“Claramente, se pueden encontrar patrones de personas que toman turnos largos o interrumpen a alguien más de manera regular”. —Sean Rintel, investigador principal de Microsoft en interacción humano-computadora
Un mapa de patrones de interrupción
La investigación sobre la toma de turnos no es nueva: los científicos han estudiado durante mucho tiempo cómo las interrupciones o fragmentos de aliento dan forma a nuestras interacciones verbales. El auge del teléfono provocó primeras investigaciones estadísticas sobre el tema, y desde entonces los científicos han investigado todo, desde cómo los reyezuelos de cola plana crean un dúo hasta si los bonobos se involucran en conversaciones cooperativas de ida y vuelta. (Ellas hacen.)
En un estudio reciente, un grupo de científicos de Microsoft que incluía a Sean Rintel, investigador principal en interacción humano-computadora, exploró si era posible mapear y evaluar interrupciones mediante el análisis de transcripciones de reuniones anónimas. ¿Podrían usar el sistema para caracterizar estilos y comportamientos de comunicación?
El equipo usó una aplicación personalizada para analizar transcripciones anónimas, asignando identificaciones numéricas a los oradores y rastreando métricas como la cantidad de veces que cada persona habló, la duración de su discurso y la cantidad de palabras que pronunciaron. Luego mapearon esos datos en un gráfico de línea de tiempo para que sea más fácil detectar patrones. Los datos revelaron que, no solo parecía posible categorizar los comportamientos de tomar turnos, dice Rintel, sino que “claramente se podían encontrar patrones de personas que tomaban turnos largos o interrumpían a alguien de manera regular”.
La parte difícil es entender el contexto. Algo que podría parecer que un interruptor es particularmente dominante también podría ser que el orador ceda la palabra. (Imagínese a un maestro dando una lección y pidiendo a los estudiantes que participen con preguntas. O un colega con los nervios frente a una sala que es rescatado por un compañero de trabajo servicial). “Dependiendo del tipo de reunión que sea, usted puede ser capaz de emitir juicios sobre si es inclusivo o efectivo o no”, dice Rintel.
Rintel señala que esta investigación está en sus inicios, pero en un futuro no muy lejano, estos sistemas podrían conducir a paneles de datos que los líderes empresariales podrían combinar con capacitación para evaluar la inclusión en las reuniones. Si realizó una serie de seminarios de alianzas, por ejemplo, podría usar este enfoque después para determinar si cambió la cantidad de oradores en una reunión. ¿Se reducirían las interrupciones competitivas? ¿Obtendrían las personas en casa un tiempo de conversación comparable al de las personas en persona?
“En última instancia, lo que sería realmente interesante aquí es brindarles a las empresas, equipos y organizaciones la oportunidad de realizar experimentos por sí mismos”, dice Rintel. “Ayudar a los equipos a comprender sus propios procesos para que puedan trabajar mejor de maneras que nunca podemos anticipar”.
Los asistentes informaron que la reunión con audio espacial se sintió más interactiva y aumentó la percepción de que estaban compartiendo el mismo espacio.
La promesa del audio espacial
Otro problema con las reuniones híbridas es la configuración de audio. Cuando nos reunimos en persona, tenemos el beneficio del audio espacial: los sonidos se originan en una ubicación específica. El audio espacial proporciona pistas sobre quién está hablando, cuándo es el momento de hablar y hacia dónde dirigir la atención, pistas que se pierden en el audio plano de una reunión digital. Entonces, la investigadora Kate Nowak y sus colegas decidieron investigar cómo la adición de audio espacial a las reuniones 2D podría afectar la toma de turnos. ¿Podría crear pistas de contexto útiles para los participantes?
Para probar la teoría, Nowak reunió a grupos aleatorios de trabajadores tecnológicos de la misma empresa en reuniones de videoconferencia y les pidió que resolvieran problemas de supervivencia: uno en la luna y otro en el desierto. En una reunión, se activó el audio espacial; cuando un colega en el lado derecho de la pantalla estaba hablando, el audio provenía solo del auricular derecho. En la otra reunión, estaba apagado: el sonido salía por ambos auriculares.
“Cuanto más cerca nos sentimos juntos, menor distancia psicológica, más fácil es para nosotros tomar turnos».
Los asistentes informaron que la reunión con audio espacial se sintió más interactiva y aumentó la percepción de que estaban compartiendo el mismo espacio. Uno dijo: “Era más fácil para mi cerebro descubrir quién estaba diciendo algo”. Al disminuir la sensación de distancia entre las personas, dice Nowak, puede facilitarles la coordinación entre sí. “Cuanto más cerca nos sentimos juntos, menos de lo que llamamos ‘distancia psicológica’, más fácil es para nosotros turnarnos”.
La belleza de crear una herramienta que usa señales como el audio espacial para mejorar el comportamiento, dice Nowak, es que no le estás pidiendo a alguien que absorba mucha información, la internalice y luego haga el esfuerzo de cambiar la forma en que interactúa con los demás. . “Es realmente sorprendente cuando te encuentras con este tipo de soluciones tecnológicas que cambian el entorno para que los comportamientos se produzcan de manera más natural y sin tanta cognición ni esfuerzo”, dice.
Agregar audio espacial podría evitar que los interruptores de energía roben involuntariamente el espectáculo, y sin tener que entrenarlos para cambiar su comportamiento. “Eso es realmente ayudar a las personas con la tecnología en lugar de decir: ‘Mira este video de dos horas sobre cómo ser más inclusivo en las reuniones’”, dice.
Vale la pena señalar que, aunque Nowak no encontró diferencias estadísticamente significativas entre los géneros, las tendencias sugirieron que el audio espacial puede aumentar la percepción de las mujeres sobre su capacidad para tomar el control de una conversación y ser comprendidas por los demás, lo que justifica una «investigación adicional», dice.
Esta investigación también se encuentra en las primeras etapas, pero los tableros de análisis de reuniones y las herramientas de comportamiento que ayudan a que las colaboraciones sean más inclusivas y agradables no están tan lejos, en el ámbito de los años en lugar de las décadas. Sin embargo, mientras tanto, hay pasos que puede tomar para reducir las interrupciones negativas y promover la inclusión en las reuniones de su equipo.
Usa la charla
Esto permite que los asistentes a la reunión participen activamente en el flujo de la conversación sin interrumpir al orador. En un análisis de 2021, los investigadores de Microsoft descubrieron que la mayoría de los participantes consideraron que el chat era positivo. El chat puede reducir la barrera de la contribución para los empleados introvertidos, aquellos que se sienten menos empoderados en el trabajo y para los «usuarios con una vida hogareña que distrae, que pueden participar sin temor a ser juzgados».
La clave, dice Rintel, es establecer expectativas. El chat puede ayudar a las personas a participar o a obtener respuestas a sus preguntas, pero también puede ser un lugar para conversaciones secundarias y distracciones.
Designar un moderador
Decida quién va a pasar el proverbial micrófono por la sala e invite a los asistentes a contribuir. (La investigación muestra que participar en la conversación hace que las personas se sientan más felices con las reuniones híbridas que si se sientan allí pasivamente). Necesita «alguien que esté prestando atención a la participación de tal manera que no llame a las personas en frío, sino que Estoy siendo muy considerado al respecto”, dice Nowak. Los moderadores también deben informar a todos en la parte superior que controlarán el tiempo de acuerdo con la agenda y recordarán a los oradores cuándo es el momento de continuar.
Tomar descansos
La investigación muestra claramente que demasiadas reuniones consecutivas agotan su cerebro, lo que significa que será más difícil mantener una buena higiene en las reuniones. Asegúrese de que todos estén preparados para concentrarse creando intervalos de tiempo entre las sesiones de video.
Estas sencillas sugerencias pueden contribuir en gran medida a aprovechar las interrupciones y preparar a los participantes para que participen plenamente. “Si diseñamos mejores sistemas y creamos mejores entornos de reunión, podemos ayudar a las personas a comportarse de manera más alineada con sus mejores intereses”, dice Nowak. “En esencia, las interacciones saludables se tratan de tener una sensación de conexión e inmediatez; cuando esto sucede, las personas son más capaces de relacionarse entre sí”.
