Si sus datos están agrupados en Microsoft Excel, intente mostrar un borde entre los grupos. Aprenda cómo hacer que sus tablas de Excel sean más fáciles de leer.
Un gran conjunto de datos de Microsoft Excel sin un buen formato es difícil de leer. Los objetos de tabla aplican automáticamente colores alternos de una fila a la siguiente, lo que es excelente para mantener un registro específico, pero si está trabajando con datos agrupados de Excel, las líneas alternas no son particularmente útiles. Le mostraré cómo usar una regla de formato condicional en Excel para aplicar una línea de borde de colores brillantes para dividir grupos.
Uso Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores hasta 2007. Para su comodidad, puede descargar el archivo .xlsx de demostración. Excel para la web mostrará el formato condicional, pero aún no puede aplicar una regla de formato.
VER: Política de instalación de software (Premium de TechRepublic)
Cómo convertir datos de Excel en un objeto de tabla
La forma más fácil de hacer que los datos de Excel sean más legibles es convertir los datos en un objeto de tabla (Figura A).
Figura A
Para crear un objeto de tabla de Excel, haga clic en cualquier lugar dentro de los datos y presione Ctrl + T. En el cuadro de diálogo resultante, asegúrese de que el rango sea correcto y marque o desmarque las opciones Mi tabla tiene encabezados según corresponda.
No estás atascado con el formato predeterminado. Puede reformatear rápidamente toda la tabla de Excel de dos maneras.
- En la pestaña Inicio, haga clic en el menú desplegable Formato como tabla en el grupo Estilos y seleccione cualquiera de los estilos en el menú desplegable resultante (Figura B).
- En la pestaña contextual Diseño de tabla, elija cualquiera de los estilos en el grupo Estilos de tabla. Las ofertas son las mismas en ambas opciones.
Figura B
Saber que puedes hacer este cambio rápido es suficiente; no vamos a asignar un nuevo estilo en este momento. Lo que ninguno de estos estilos ofrece es una forma de distinguir grupos.
Cómo mostrar una línea condicional en una hoja de Excel
Cuando tiene una hoja ocupada con docenas de filas y varios grupos de datos diferentes, no solo será más difícil distinguir los grupos, sino que los errores son casi seguros.
Una solución rápida es aplicar una regla de formato condicional de Excel que mostrará una línea roja entre los grupos de datos. Puede mostrar esa línea roja a lo largo del borde superior o inferior de las celdas. Si elige la parte inferior, terminará con una línea en la parte inferior de su Tabla, que quizás no desee. Si la tabla muestra una fila de total en la parte inferior, el borde rojo anulará la línea doble de la tabla entre los datos y la fila de total. Le mostraré cómo aplicar la regla del borde superior y mencionaré las instrucciones del borde inferior cuando sean diferentes.
Debe ordenar los datos de Excel por columna de grupo para que funcione este formato condicional. Con un parámetro de clasificación diferente, las líneas no tienen significado y se sumarán al ruido de la hoja. Posteriormente, esta técnica se aplica mejor a los datos que no se ordenan con frecuencia.
Ahora, agreguemos esa línea de borde roja.
- Seleccione el conjunto de datos pero no incluya la fila del encabezado (B3:F13).
- En la pestaña Inicio, haga clic en Formato condicional en el grupo Estilos y seleccione Nueva regla en el menú desplegable.
- En el cuadro de diálogo resultante, elija Usar una fórmula para determinar qué celdas formatear en el panel superior.
- En el panel inferior, ingrese la siguiente fórmula: =$B2<>$B3
- Desea hacer referencia a la celda del encabezado. Eso es lo que hace posible mostrar el borde a lo largo de la parte superior de las celdas. Introduzca =$B3<>$B4 en su lugar si prefiere el borde en la parte inferior. Se requiere el carácter $: si lo omite, la regla no funcionará como se esperaba.
- Haga clic en Formato.
- Haga clic en la pestaña Borde.
- Seleccione el tipo de línea continua en la parte inferior de la lista Estilo. Desafortunadamente, no puede cambiar el grosor de la línea.
- Elija rojo en el menú desplegable Color.
- En el cuadro de muestra de borde, haga clic en la línea superior (Figura C). Si desea el borde inferior, haga clic en él en el cuadro de muestra.
- Haga clic en Aceptar dos veces para volver a la hoja (Figura D).
Figura C
Figura D
Puede cambiar el color y el estilo del borde, pero como mencioné, no puede aumentar el peso. Recuerde ordenar si agrega nuevos registros o cambia los datos de un registro existente.
Manténganse al tanto
Utilice la función de formato condicional de Excel para mostrar un borde entre los grupos de datos. En un artículo futuro, le mostraré cómo usar una propiedad de relleno para distinguir grupos.
