Cómo MacPaw de Ucrania preparó su negocio para la guerra

Vira Tkachenko, CTO del desarrollador de software de Ucrania MacPaw, habló de forma remota con los administradores de Apple en el evento JNUC de Jamf. Un ejemplo del mundo real de una mujer en una posición de liderazgo en tecnología, explicó cómo su empresa planeó la continuidad del negocio durante la guerra en Ucrania.

Es una excelente lección de gestión y planificación de crisis para cualquier líder empresarial. Estas son algunas de las ideas compartidas durante su sesión.

Haz lo complejo simple

La planificación es fundamental, explicó Tkachenko. MacPaw leyó los mismos informes que la mayoría de nosotros veíamos antes de la guerra y comenzó a planificar antes de la invasión rusa de Ucrania en febrero. Esas reuniones de planificación generaron desafíos complejos, cuyas soluciones debían ser lo más sencillas de ejecutar posible.

JNUC

“Cuando ocurre la emergencia, la gente se emociona mucho”, dijo Tkachenko. “A las personas les resulta difícil manejar tareas complejas”.

Con eso en mente, la empresa intentó crear respuestas de crisis que fueran fáciles de ejecutar.

El proceso de planificación también es útil para la alta dirección, dijo. En su propio caso, incluso considerando que la crisis fue un desafío emocional, reunirse y discutir posibles respuestas la ayudó a desarrollar una resiliencia más fuerte para liderar esa respuesta una vez que comenzó la guerra.

La lección es simple: si planifica una respuesta a la crisis que es demasiado compleja, deja a su empresa con un alto riesgo de fracaso. Durante tiempos de guerra, las consecuencias de cualquier falla de este tipo podrían ser graves para los clientes, el personal y la propia empresa.

Ser realista

Tkachenko parecía tranquila mientras explicaba algunas de las cosas que los planificadores de crisis de MacPaw tenían que considerar. La empresa de 500 personas tiene su sede en Kyiv, Ucrania, y sus aplicaciones están instaladas en alrededor de una quinta parte de las Mac del mundo. La mayoría de los empleados usan Mac administrados por Jamf y hablé con algunos de ellos antes del estallido del conflicto. La propia Tkachenko me dijo lo impresionada que estaba con el rendimiento de Apple Silicon Macs.

Los equipos sabían que las consecuencias de cualquier falta de planificación planteaban enormes riesgos. En la planificación, se concentraron en la seguridad y estabilidad de los servicios y la seguridad física de los miembros del equipo.

Algunos de los riesgos que anticiparon incluyeron:

• Pérdida de la infraestructura de Internet y comunicaciones.
• Ocupación de oficinas por parte de invasores, imposibilitando el acceso y haciendo inseguros los datos.
• Ciberataques contra la empresa y sus servicios.
• Un aumento en la frecuencia de los ataques de phishing contra los empleados.
• Ataques a las redes sociales corporativas.
• Acceso no autorizado (usando dispositivos capturados o perdidos, por ejemplo).
• Interrupciones de la cadena de suministro de hardware, incluidas las interrupciones en el suministro de equipos y la provisión de logística, incluida la energía y el transporte.
• Interrupción potencial debido a las sanciones y el estado de la empresa en zona de guerra.

Muchos de estos riesgos se gestionaron trasladando la infraestructura a la nube, pero la empresa también puso en marcha una serie de planes de respuesta.

Esperar lo inesperado

Lo que también es interesante acerca de cómo MacPaw se preparó para la crisis es hasta qué punto la empresa trató de diseñar una respuesta flexible a la crisis. (También cabe destacar que la empresa ya tenía a Jamf como su proveedor de MDM y la mayoría de los empleados estaban acostumbrados al trabajo remoto durante la pandemia).

Durante las primeras semanas de la guerra, la empresa había asignado un equipo de emergencia de expertos encargados de mantener estables sus productos y servicios. Esos equipos tenían que estar muy bien informados sobre el producto/servicio que buscaban y tenían que ubicarse en una zona más segura, ya sea en Ucrania o en el extranjero. Cualquier movimiento se planeó antes de la guerra y el personal adoptó el uso de un canal de comunicación alternativo seguro y encriptado.

Otros pasos incluyeron el almacenamiento de MacBooks para satisfacer las necesidades futuras y el traslado general de la infraestructura de la oficina a la nube; esto incluyó un movimiento para adoptar Mac minis virtuales de Estadio mac para uso en la creación y compilación de aplicaciones y adopción de VPN basada en la nube Pritunl.

La empresa también experimentó con el acceso a Internet satelital, pero lo encontró costoso y difícil de configurar, y observó bajas velocidades de conexión y problemas de latencia. Esto solo mejoró realmente una vez que Starlink ingresó a Ucrania una vez que comenzó la guerra.

A pesar de toda la planificación, Tkachenko advirtió: “No puedes entender la emergencia hasta que sucede”. La compañía basó sus planes en una comprensión de la guerra basada en conflictos históricos, “pero en realidad es completamente diferente”, dijo.

«Tuvimos muchos casos que no habíamos anticipado, por lo que realmente no se puede planificar todo».

Cuando la crisis golpeó

Tkachenko fue despertado por sirenas de ataques aéreos en Kyiv a las 5 am del día que comenzó la guerra. La empresa inició su plan de emergencia cuando los miembros del equipo intentaron evacuar. La necesidad de proteger a sus equipos motivó a MacPaw a crear una aplicación que otras empresas podrían querer usar llamada la aplicación Together; es disponible en GitHub.

La aplicación fue diseñada como un sistema de registro para los empleados y fue diseñada para preguntarles dónde estaban, si estaban seguros y si podían trabajar. Ese último punto es crítico.

Cuando llega una crisis no es razonable esperar que su personal trabaje, ya que se enfrentarán a enormes desafíos emocionales mientras se preocupan por su propia seguridad y la de sus amigos y seres queridos. Al mismo tiempo, querrán saber que la empresa para la que trabajan los apoya.

La aplicación también señala instancias en las que los empleados con acceso a servicios o datos críticos están en riesgo, lo que brinda a la empresa la oportunidad de revocar dicho acceso, un movimiento clave para proteger a los clientes y los servicios.

La empresa admitió haber enfrentado una serie de desafíos inesperados. Por ejemplo, aprovisionar computadoras en una zona de guerra puede ser un poco más fácil con Jamf, pero la tarea logística de adquirir y distribuir hardware se vuelve exponencialmente más difícil. Eso también es cierto para el personal que se encuentra fuera del país, ya que surgen desafíos al realizar compras de forma remota.

Y al menos una Mac desapareció de una zona ocupada.

Te acostumbras a la guerra

En lo que veo como una admisión trágica, Tkachenko nos dijo que uno se “acostumbra” a la guerra. La empresa permanece en Kyiv y el 70% de sus empleados permanecen en Ucrania. Parte de su personal está sirviendo en las fuerzas armadas en alguna capacidad.

¿Qué lecciones aprendió la empresa? Lo más importante parece ser la necesidad de no descuidar la planificación. Esto no se debe solo a que se puede poner en marcha un plan en una crisis, sino también a que el proceso de creación de estos planos puede hacer que el liderazgo sea más resistente una vez que ocurre la crisis.

Una segunda es hablar con empresas que tengan experiencias similares.

Una tercera es estar preparado para salirse del guión, porque realmente sucederán cosas inesperadas.

“Los cambios son rápidos”, dijo. “Debes poder tomar decisiones rápidas y adaptarte rápidamente a las circunstancias. Los equipos de emergencia deben ser resistentes y capaces de manejar una gran presión”.

MacPaw sigue funcionando. Sus productos y servicios se han mantenido seguros a pesar del conflicto. Incluso ha logrado publicar grandes actualizaciones de software y crear nuevos productos. Los desarrolladores de Ucrania se han mantenido conectados con el mundo más amplio de la industria tecnológica.

“Es posible operar durante la guerra”, dijo Tkachenko a la audiencia de JNUC. «Espero verte el próximo año.»

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