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No es ningún secreto que la computación en la nube es responsable de uno de los mayores cambios en la forma en que los profesionales operan en el lugar de trabajo moderno. Pero, ¿qué significa eso para los hábitos de trabajo cotidianos? Con la pandemia de COVID-19 acelerando las tendencias de trabajo desde el hogar y las organizaciones adoptando cada vez más estrategias liberales de traer su propio dispositivo (BYOD), los trabajadores deben administrar con mayor frecuencia múltiples servicios de almacenamiento en la nube en el mismo dispositivo.
iCloud de Apple y OneDrive de Microsoft son dos servicios en la nube líderes con los que muchos usuarios están familiarizados y los usan con frecuencia. Ambos se pueden usar en la misma Mac, iPhone o iPad. Sin embargo, los mismos principios generales que se aplican a su funcionamiento también se aplican a los usuarios de Box y Dropbox.
VER: Cómo migrar a un nuevo iPad, iPhone o Mac (Premium de TechRepublic)
Conectar varias cuentas de almacenamiento de archivos en la nube al mismo dispositivo Apple en una Mac, o un iPad o iPhone (Figura A)— puede hacer que el dispositivo sea exponencialmente más útil, agregar eficiencias operativas a su jornada laboral y aumentar la productividad. Por ejemplo, si está cambiando entre dos dispositivos, como una Mac y un iPad, porque uno es un dispositivo de trabajo y el otro personal, las ineficiencias surgen rápidamente. Para usar un dispositivo personal para acceder a archivos de trabajo de uso común e incluir documentos, hojas de cálculo, presentaciones y archivos PDF como archivos adjuntos al correo electrónico, asociar el dispositivo con la cuenta de almacenamiento de archivos en la nube que falta funciona de maravilla. La conexión de múltiples servicios en la nube en el mismo dispositivo también puede acelerar el flujo de trabajo.
Figura A
Se pueden cargar varios servicios de almacenamiento de archivos en la nube en el mismo dispositivo, lo que aumenta la utilidad del dispositivo.
Por ejemplo, si realiza una investigación y captura notas mientras trabaja de forma remota, pero luego necesita deslizar sus notas y las infografías, documentos y hojas de cálculo que lo acompañan a su cuenta de trabajo, enviar todos esos archivos por correo electrónico a través de una dirección personal a su cuenta de trabajo es un proceso complicado. , en el mejor de los casos, eso también expone la información a vulnerabilidades de seguridad comúnmente asociadas con mensajes de correo electrónico de texto claro. Tener ambas cuentas en la nube, por ejemplo, su cuenta personal de iCloud y el servicio Microsoft OneDrive de su organización, disponibles en el iPad que usa cuando trabaja de forma remota puede simplificar las transferencias de archivos y al mismo tiempo mejorar la seguridad. Solo asegúrese de cumplir con algunas de las mejores prácticas.
Antes de conectar cualquier dispositivo a una red corporativa, primero confirme que el departamento de TI de la organización permite dicha conectividad y que conectarse a los servicios de iCloud y OneDrive en el mismo dispositivo no es una violación de las mejores prácticas de seguridad, estándares de trabajo desde el hogar o BYOD. políticas No querrás buscar el perdón más tarde por tener redes de polinización cruzada; iniciar este tipo de iniciativas con permiso explícito.
Esté siempre en guardia contra la introducción accidental de un archivo de una plataforma en la nube a otra. Incluso cuando mueva intencionalmente un documento, una hoja de cálculo o una colección de archivos entre servicios en la nube, vuelva a verificar para confirmar que ha elegido el directorio de destino correcto. Siempre preste mucha atención cuando guarde archivos localmente en un dispositivo Apple, ya sea que el dispositivo sea una computadora de escritorio Mac, una MacBook Pro, un iPad o incluso un iPhone. No guarde inadvertidamente un archivo adjunto de correo electrónico en la ubicación de la nube incorrecta, para que luego descubra que guardó las fotos de las vacaciones en la playa de su familia en el directorio de estados financieros de su organización.
Del mismo modo, al conectar dos servicios de almacenamiento de archivos en la nube en el mismo dispositivo, también debe protegerse contra el almacenamiento involuntario de la información de su organización dentro de la lista de compras en línea de su familia o colección de recetas o entre artículos relacionados con las vacaciones. No desea que la información confidencial de la empresa, incluidos los archivos de recursos humanos, las finanzas y los datos relacionados con la investigación y el desarrollo, se filtre fuera de la red de su organización. Los departamentos de TI tienen suficiente trabajo luchando contra continuos intentos no autorizados de violar los sistemas de la organización y acceder a dicha información.
Las fugas involuntarias si no son intencionadas no ayudan. Pero teniendo en cuenta la frecuencia con la que los profesionales de hoy en día realizan múltiples tareas: asisten a seminarios web mientras leen y devuelven mensajes de correo electrónico, ingresan datos en aplicaciones en línea mientras hablan con un colega a través de Teams y hablan por teléfono celular mientras redactan un mensaje de correo electrónico o publican una actualización a través de Slack: es fácil para comprender cómo un momento de distracción podría llevar a que un documento importante o una hoja de cálculo confidencial se guarde en la ubicación de la nube incorrecta. Así que ten cuidado.
Piense dos veces antes de conectar una computadora familiar compartida, como una iMac en la cocina, a la plataforma en la nube de su lugar de trabajo. Es posible que no le quede otra opción si esa es la única computadora desde la que puede trabajar de forma remota. En tales casos, considere impedir que otros usuarios accedan a la computadora, al menos durante el tiempo que deba controlar el dispositivo para cumplir con sus responsabilidades laborales o mientras se adapta a un horario de trabajo híbrido. No desea que la información confidencial de la empresa esté disponible para otros, incluso si esos otros son su propia pareja, hijos o compañeros de cuarto.
Dicho esto, hay algunos pasos para usar iCloud y OneDrive en Mac, iPad y iPhone. En el caso de OneDrive, debe descargar la aplicación desde la App Store de Apple. A continuación, debe conectar la cuenta del servicio en la nube al dispositivo. Luego puede acceder y usar los recursos de los servicios en la nube en ese dispositivo.
En una Mac, iPhone o iPad, las conexiones de iCloud son esencialmente automáticas. No hay una aplicación separada para descargar. La configuración ocurre casi por defecto. Al configurar una nueva Mac (o iPhone o iPad), las credenciales de iCloud se capturan y la integración de iCloud se implementa al configurar el dispositivo. iCloud, posteriormente, aparece automáticamente dentro de la barra lateral del Finder.
La personalización adicional de iCloud está disponible en Mac haciendo clic en Preferencias del sistema, seleccionando ID de Apple y haciendo clic en el botón Opciones que aparece junto a la entrada de iCloud Drive. En iPhones y iPads, acceda a las opciones de personalización tocando Configuración, seleccionando el usuario y tocando iCloud.
Para Microsoft OneDrive, primero debe descargar la aplicación de Apple App Store y luego iniciar sesión en su cuenta de Microsoft. Una vez que haya iniciado sesión, puede arrastrar la carpeta OneDrive desde Finder a la barra lateral de Finder. OneDrive aparecerá dentro de la barra lateral (Figura B), lo que facilita el acceso a él y a los recursos guardados allí.
Figura B
Agregar accesos directos de iCloud y OneDrive dentro de la barra lateral del Finder de macOS facilita el acceso frecuente a las ubicaciones de almacenamiento de archivos en la nube.
Guarde archivos adjuntos de correo electrónico en iCloud o OneDrive directamente desde Mail o Outlook en una Mac arrastrando el archivo o los archivos a la carpeta de almacenamiento en la nube correspondiente dentro del Finder. Alternativamente, si abrió el archivo adjunto directamente desde Mail o Outlook, puede guardar el archivo directamente en iCloud o OneDrive haciendo clic en Archivo en la barra de menú, haciendo clic en Guardar y navegando al directorio correspondiente (Figura C).
Figura C
Con un iPhone o iPad, puede guardar archivos adjuntos abiertos en un directorio de almacenamiento de archivos en la nube navegando a la ubicación correspondiente correcta.
Con un iPhone o iPad, el proceso es similar, aunque con algunos ajustes. En lugar de arrastrar un archivo adjunto de Mail o Outlook a Finder (o la aplicación Archivos con iOS y iPadOS), puede mantener presionado el archivo adjunto, que llama a un menú emergente (Figura D), desde donde puede elegir Guardar en archivos. A continuación, especifique el directorio de la nube en el que desea guardar el archivo (Figura E).
Figura D
Al presionar prolongadamente un archivo adjunto de correo electrónico usando Mail o Outlook en un iPhone o iPad, se abre un menú emergente desde el cual puede guardar el archivo adjunto en un directorio en la nube seleccionando Guardar en archivos.
Figura E
Al guardar archivos adjuntos de correo electrónico en una cuenta en la nube, primero asegúrese de navegar al servicio en la nube correcto utilizando el directorio de archivos de iPhone/iPad.
El uso de múltiples cuentas de almacenamiento de archivos en la nube en la misma Mac, iPad o iPhone a menudo hace que el dispositivo correspondiente sea mucho más útil. Si bien el proceso agrega cierto riesgo de que los archivos y la información terminen en la ubicación incorrecta, siempre que los usuarios sean diligentes, operen con cuidado y presten atención a dónde se almacenan, copian, mueven y guardan los archivos, generalmente se obtienen eficiencias en el flujo de trabajo y mejoras en la productividad.
