Editor Top
Outlook agrega un espaciado de línea no deseado a los mensajes debido a problemas de formato cuando recibe una respuesta de un programa de correo electrónico basado en la web.
Aquellos de ustedes que usan Microsoft Outlook pueden haber notado que el programa a menudo agrega espacios entre líneas no intencionales en los mensajes, específicamente entre líneas que no deben tener espacio y entre párrafos que solo deben tener espacio simple. Esto sucede cuando recibe una respuesta a uno de sus correos electrónicos de alguien que usa un programa basado en la web como Gmail. El problema ocurre exclusivamente en el modo HTML de Outlook debido a la forma en que el programa trata los saltos de línea y párrafo para los clientes de correo electrónico basados en la web.
VER: 50 consejos para ahorrar tiempo y acelerar su trabajo en Microsoft Office (PDF gratuito) (TechRepublic)
Si este dilema le molesta, existen varias soluciones dependiendo de cuánto tiempo desee dedicar a abordar el problema. Para estos pasos, estoy usando Outlook de la suite de Microsoft 365, pero deberían aplicarse igual de bien en cualquiera de las últimas versiones de Outlook.
Para comprobar primero el problema del formato, redacte un correo electrónico que contenga varias líneas y varios párrafos uno tras otro. Las líneas deben estar separadas por un solo salto de párrafo, mientras que los párrafos deben estar separados por dos saltos de párrafo. Cuando termine, envíe el correo electrónico a usted mismo oa otra persona a una dirección de Gmail (Figura A).
Figura A
Tenga en cuenta que el formato del correo electrónico se ve bien en Gmail. Responde al correo electrónico. Verifique la respuesta en Outlook. Observe que ahora hay espacios entre las líneas simples y espacios dobles entre los párrafos (Figura B).
Figura B
¿Cómo puedes lidiar con esta molestia? Aqui hay algunas sugerencias.
Utilice texto sin formato en lugar de HTML
Como formato predeterminado en Outlook, se necesita HTML si está enviando mensajes con diferentes fuentes, listas de viñetas, imágenes incrustadas o hipervínculos. Pero para un correo electrónico basado en texto simple, puede pasar al texto sin formato. Para cambiar el formato en un nuevo correo electrónico en Outlook, haga clic en la pestaña Formato de texto en la barra de menú y luego seleccione Texto sin formato.
El texto enriquecido es otra opción, sin embargo, RTF está diseñado para funcionar solo dentro de Outlook, por lo que un correo electrónico formateado en texto enriquecido se puede convertir a texto sin formato o HTML según el cliente de correo electrónico de terceros. Como tal, el texto sin formato es una apuesta más segura (Figura C).
Figura C
Presione Entrar una vez después de cada párrafo
El problema con el formato de Outlook radica en la forma en que Microsoft trata la devolución de un solo párrafo como una devolución doble en el formato HTML. Una forma de solucionar este problema es presionar la tecla Intro una vez en lugar de dos veces después de cada párrafo. El inconveniente aquí es que el correo electrónico puede ser más difícil de leer y trabajar con él. Pero al menos se conservará el formato correcto (Figura D).
Figura D
Presione Mayús + Entrar una vez después de cada línea y Mayús + Entrar dos veces después de cada párrafo
Mientras presiona la tecla Intro inserta un retorno de párrafo en Outlook, al presionar Mayús + Intro se inserta un salto de línea. Como tal, usar Shift + Enter conservará el formato de su línea y párrafo en modo HTML. Sí, tener que presionar Shift + Enter de esta manera puede ser molesto y llevar mucho tiempo, pero puede ser factible para correos electrónicos más cortos. Después de haber redactado un nuevo correo electrónico de esta manera, haga clic en la pestaña Formato de texto en el menú y haga clic en el botón Mostrar / Ocultar marca de párrafo. El final de cada línea debe mostrar una flecha apuntando hacia la izquierda en lugar del símbolo de párrafo tradicional (Figura E).
Figura E
Utilice buscar y reemplazar para reemplazar cada marca de párrafo con un salto de línea regular.
En lugar de insertar saltos de línea manualmente, deje que Outlook limpie su correo electrónico a través de un simple Buscar y Reemplazar. Una vez que haya redactado su correo electrónico, mueva el cursor a la parte superior del mensaje y haga clic en el botón Reemplazar en la cinta de Inicio. Con el cursor en el campo Buscar, haga clic en el botón Especial y seleccione Marca de párrafo. Vaya al campo Reemplazar con, haga clic en el botón Especial y seleccione Salto de línea manual. Haga clic en Buscar siguiente para iniciar la búsqueda. Luego puede hacer clic en el botón Reemplazar para cada instancia o hacer clic en Reemplazar todo para cambiar todas las instancias de una sola vez (Figura F).
Figura F
Finalmente, algunas personas parecen poder resolver el problema modificando el interlineado para el estilo o la plantilla predeterminada que se usa en Outlook. Pero en mis pruebas de estos métodos, el problema persistió. Para mí, realizar una búsqueda y reemplazo es la opción más efectiva y rápida y la que recomendaría si necesita trabajar en formato HTML y desea mantener el espaciado de línea correcto.
Ver también
Cómo recuperar un mensaje enviado en Microsoft Outlook
(TechRepublic)
Cómo usar una regla para reenviar correos electrónicos en Outlook
(TechRepublic)
Microsoft Outlook: 6 fantásticos complementos para usuarios empresariales
(TechRepublic)
