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Si recibe una lista de elementos separados por un delimitador y desea usarla como una lista, recurra a la función Reemplazar de Microsoft Word.
Dependiendo de dónde esté su Microsoft Word provienen los archivos, es posible que el contenido no esté estructurado de manera que pueda usarlo. Cuando eso sucede, puede pasar mucho tiempo reestructurando manualmente o hacer el trabajo en cuestión de segundos usando Word Replace. Esta función hace que el trabajo de una lista delimitada sea rápido. En este tutorial, le mostraré cómo usar la función Reemplazar de Word para convertir un párrafo de elementos relacionados en una lista adecuada.
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Estoy usando microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero puede usar versiones anteriores de Word. Word para la web admite Reemplazar. Descargue los archivos de demostración.
Cómo desglosar el requisito
El problema suena un poco más complejo de lo que realmente es. Figura A muestra varias direcciones de correo electrónico falsas. Un punto y coma separa cada dirección. Usado de esta manera, el punto y coma es un delimitador, un carácter que se usa para separar elementos. En una lista tan breve, podríamos reestructurar los datos manualmente, pero el contenido no siempre será un párrafo breve.
Figura A
La forma más sencilla de reestructurar este contenido es utilizar la función Reemplazar de Word, que plantea la pregunta: ¿Qué estamos buscando y qué lo reemplazará?
El contenido contiene un carácter que no necesitaremos, el punto y coma. Para forzar lo que sigue al punto y coma a la siguiente línea, reemplazaremos el punto y coma con un retorno forzado. Cuando fuerza a Word a pasar a la siguiente línea en el margen derecho presionando Entrar, Word inserta un retorno de disco duro o una marca de párrafo.
Ahora que tenemos lo que parece ser una solución razonable, implementémosla.
Cómo usar Reemplazar para reestructurar contenido en Word
Lo que parecía un problema difícil tiene una solución de reemplazo simple. Implementemos el Reemplazo de la siguiente manera:
- En la pestaña Inicio, haga clic en Reemplazar en el grupo Edición o presione Ctrl + H.
- Antes de hacer cualquier otra cosa, haga clic en Más y luego en Sin formato. Si está atenuado, puede omitir el botón Sin formato. Desmarque cualquier otra opción marcada en la sección Opciones de búsqueda. Word recuerda la última tarea de Reemplazo, por lo que es una buena idea verificar siempre las configuraciones que podrían impedir que su nueva tarea funcione.
- Ingresar
;en el control Buscar: reemplace cualquier contenido que ya esté allí. - Haga clic dentro del control Reemplazar con y elimine cualquier contenido que ya esté allí.
- Con el cursor aún en el control Reemplazar con, haga clic en Especial en la sección Reemplazar en la parte inferior del cuadro de diálogo.
- Elija Párrafo (Figura B) de la lista resultante. Figura C muestra un código de carácter especial, ^p, que representa un retorno de página fijo o una marca de párrafo.
- Haga clic en Reemplazar todo y haga clic en Aceptar para confirmar la tarea de reemplazo.
- Haga clic en Cerrar.
Figura B
Figura C
Figura D
Como puedes ver en Figura D, los puntos y comas se han ido y cada dirección está en una línea propia. Reestructuramos el contenido reemplazando los puntos y comas con marcas de párrafo. Para ver las marcas de párrafo, haga clic en Mostrar/Ocultar en el grupo Párrafo de la pestaña Inicio.
Cómo trabajar con un delimitador diferente
El delimitador parece importante porque eso es lo que reemplazamos. Sin embargo, el delimitador puede ser casi cualquier carácter. Probemos la misma lista con caracteres de subrayado entre cada dirección, como se muestra en Figura E.
Figura E
Figura F
Repita los pasos anteriores, excepto en el Paso 3, ingrese _como se muestra en Figura F. Los resultados serán los mismos que antes (Figura D). Word reemplazará los caracteres de espacio con marcas de párrafo.
Si está trabajando en un documento con otro contenido, el carácter delimitador podría estar en uso en otras áreas. Cuando ese sea el caso, seleccione el contenido delimitado y ejecute la tarea de reemplazo solo en ese contenido. De esa manera, no reemplaza accidentalmente los caracteres en otras partes del documento. Si comete un error, presione Ctrl + Z para deshacer la tarea y poder volver a intentarlo.
