Cómo agregar información visual a los datos mediante la aplicación de formato condicional a una visualización de tabla o matriz en Microsoft Power BI

Los diseñadores suelen utilizar visualizaciones de tablas y matrices al resumir datos numéricos porque son eficaces. Verá los valores reales y la agrupación en lugar de barras y líneas que podrían no tener mucho sentido. Incluso entonces, dependiendo de la agrupación, los usuarios pueden tener dificultades para encontrar detalles que sean importantes para ellos. Afortunadamente, puede agregar formato condicional a las visualizaciones de tablas y matrices en Power BI de Microsoft para que algunos datos se destaquen y los resultados sean dinámicos.

En este tutorial, le mostraré cómo agregar formato condicional a las visualizaciones de tablas y matrices para que los datos específicos se destaquen en Power BI. El proceso es fácil y los resultados son útiles para los usuarios.

VER: Google Workspace frente a Microsoft 365: un análisis en paralelo con lista de verificación (TechRepublic Premium)

Estoy usando Microsoft Power BI Desktop en un sistema Windows 10 de 64 bits. Puede descargar el archivo de demostración .pbix, Ventas de AdventureWorks de GitHub. Una vez descargado, haga doble clic en el archivo .pbix para abrirlo en Power BI y siga adelante o use un archivo .pbix propio. Si desea echar un vistazo a los resultados finales, consulte este archivo de demostración.

Cómo aplicar formato condicional a una tabla o matriz en Power BI

Power BI ofrece una interfaz de usuario útil para aplicar formato condicional a una visualización de tabla o matriz. El formato condicional es dinámico y se actualiza automáticamente a medida que cambian los datos.

Figura A muestra una visualización de matriz simple que muestra las ventas por producto. También tiene una jerarquía de exploración, que es el resultado de una relación entre las tablas; Power BI genera esta jerarquía automáticamente. Cuando aplique esta técnica a su propio trabajo, asegúrese de verificar las relaciones adecuadas entre las tablas.

Figura A

Para crear esta visualización simple, haga lo siguiente:

1. Haga clic en la visualización de matriz en el panel Visualizaciones.

2. Arrastre el campo Categoría desde la tabla Producto hasta el depósito Fila.

3. Arrastre el campo País desde la tabla Territorio de ventas al depósito Fila y colóquelo debajo del campo Categoría. Puede reorganizar estos dos campos, dependiendo de su enfoque.

4. Arrastre el campo Importe de ventas desde el campo Ventas hasta el depósito Valores.

Queremos ver los productos de menor venta por país. Al agrupar, Power BI ordenará automáticamente la columna Importe de ventas, pero puede que no sea suficiente. Específicamente, queremos saber cuándo las ventas caen por debajo de cierto punto de referencia. Una vez que conoce esa información, puede tomar decisiones. Quizás la empresa deje de ofrecer esos productos en ciertos mercados. O tal vez la empresa pondrá más energía en esos mercados.

Aplicación de formato condicional para resaltar valores de ventas bajos

Ahora, apliquemos una regla de formato condicional simple al campo Monto de ventas que resaltará los valores inferiores a $100,000.

1. En el panel Visualizaciones, busque el depósito Valores y haga clic en el menú desplegable Importe de ventas.

2. Elija Formato condicional en el menú resultante.

3. Seleccione un color de fondo del siguiente submenú (Figura B).

Figura B

En el cuadro de diálogo resultante, puede expresar su condición.

1. En el menú desplegable Estilo de formato, elija Reglas. Aplicar a valores predeterminados a Valores, que es lo que queremos.

2. En el menú desplegable En qué campo deberíamos basar esto, seleccione Importe de ventas en la tabla Ventas. Power BI muestra la opción como Suma del importe de ventas.

3. En la sección Reglas, los dos primeros argumentos son correctos tal cual. Cambie el tercer control a Número. Esta regla coincidirá con todos los valores que sean mayores que 0. Eso coincidiría con todo, pero es el límite inferior correcto.

4. A la derecha del operador AND, elija el operador de calidad <=. Introduzca 100000 en el segundo control. Si el último menú desplegable no está predeterminado en Número (debería), elija Número de ese menú desplegable (Figura C).

Figura C

5. En el extremo derecho, elija rojo en el menú desplegable de colores.

6. Haga clic en Aceptar.

Cuando regrese a la matriz, es posible que no vea ninguna diferencia porque los valores que coinciden con la regla de formato condicional se encuentran al final de la lista. Utilice la barra de desplazamiento o haga doble clic en la celda del encabezado Importe de ventas para cambiar la ordenación.

Como puedes ver en Figura D, la regla expone dos registros. Con esta información en la mano, puede tomar decisiones sobre el mercado de Alemania.

Figura D

Este proceso fue simple y la recompensa es grande.

Aplicación de formato condicional para resaltar los países más rentables

Ahora, supongamos que desea ver qué producto por país genera la mayor ganancia. Esta vez usemos una escala de gradiente en su lugar.

Agreguemos otra columna y agreguemos un formato de degradado de la siguiente manera:

1. Expanda el panel Campos si es necesario y agregue Importe de ganancias de la tabla Ventas al depósito Valores. Hacer doble clic en el campo debería hacerlo por usted.

2. En el panel Visualizaciones, busque el depósito Valores y haga clic en el menú desplegable Importe de beneficio.

3. Elija Formato condicional en el menú que aparece y, a continuación, seleccione Fondo en el siguiente submenú.

4. Elija Degradado en el menú desplegable Estilo de formato.

5. Todo por defecto perfectamente (Figura E), así que haga clic en Aceptar en su lugar sin cambiar ninguna configuración.

Figura E

Este formato agrega sombras degradadas a los valores de Importe de beneficio (Figura F). Cuanto mayor sea el valor, más oscuro será el color, que es azul. Estados Unidos tiene la mayor ganancia, pero eso podría deberse a que también tiene las mayores ventas, por lo que este resultado no es tan útil como el primero. Tendríamos que comparar los costos con las ganancias para obtener una respuesta precisa a esta pregunta, lo cual no haremos.

Figura F

Agreguemos barras de datos a la columna Cantidad de ganancias para exponer un poco más de información:

1. En el panel Visualizaciones, haga clic en el menú desplegable Importe de beneficio.

2. Elija Formato condicional y, a continuación, elija Barras de datos.

3. La configuración predeterminada que se muestra en Figura G son buenos, así que haga clic en Aceptar sin realizar ningún cambio.

Figura G

Como puedes ver en Figura H, las bicicletas son el producto más vendido en todas las regiones. Tanto la ropa como los accesorios están funcionando mal. Una vez más, no conocemos el verdadero margen de beneficio. Eso requeriría colocar una medida para una comparación verdadera.

Figura H

Hemos aplicado tres formatos condicionales a esta visualización. Hacerlo es fácil y la información que exponen es útil. Lo más importante es que los formatos condicionales son dinámicos.