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Aprenda a importar registros de Excel en un calendario de Outlook

Aprenda a importar registros de Excel en un calendario de Outlook

Aprenda a importar registros de Excel en un calendario de Outlook

No es inusual recibir una hoja de Excel con una lista de citas o tareas. Pero si usa Outlook para mantenerse al día con sus obligaciones, una lista en Excel no es tan útil. Para que los datos sean más útiles, puede ingresar manualmente cada registro como una nueva cita en Outlook, o puede importar los datos de Excel directamente a Outlook como citas. ¡Por el bien de la eficiencia, elegiría lo último!

VER: El paquete completo de clase magistral de Microsoft Office (Academia TechRepublic)

En este tutorial, le mostraré cómo crear citas de Outlook a partir de algunos registros de Excel. Al guardar los datos de origen en el formato delimitado por comas y luego asignar esos datos a los campos de Outlook, puede importar la mayoría de los datos al elemento de Outlook apropiado con poco esfuerzo. Si necesita mover datos de Excel a Outlook con regularidad, debería considerar ahorrar tiempo al automatizar el proceso.

Para este tutorial, estoy usando Escritorio de Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits. Puede trabajar con sus propios datos de Excel o descargar el archivo .xlsx de demostración simple. Tenga en cuenta que Outlook.com no admite esta técnica.

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Casos de uso para importar datos de Excel a Outlook

Muchos usuarios almacenan datos de contactos y citas en una hoja de Excel. Hay algunas razones por las que sus datos pueden comenzar en Excel:

  • Es posible que la persona que realiza el seguimiento de la información no sepa cómo utilizar Outlook o no se sienta cómodo con él.
  • Excel ofrece funciones que pueden calcular fechas de finalización, horas y otros valores que los usuarios puedan desear.
  • La jerarquía de procesos comerciales de una organización puede requerir que los datos vivan primero en Excel.
  • Es posible que los usuarios no tengan acceso a Outlook fuera de los parámetros de trabajo básicos

Con las funciones más recientes para compartir y colaborar, así como el creciente énfasis en las fuerzas de trabajo remotas, este último silo de datos de Excel es un problema menor que antes. Sin embargo, en todos estos casos, los usuarios que deseen o necesiten acceder a estos datos en Outlook deberán encontrar una forma de importarlos desde Excel. Afortunadamente, es muy fácil mover datos a Outlook. Cubriremos cómo hacer esto en el resto de esta guía de tutorial.

Preparando los datos de Excel

En versiones anteriores de Outlook, puede importar directamente desde un archivo de libro de Excel, pero ese ya no es el caso en las versiones más recientes. Antes de poder importar datos de Excel a Outlook con Microsoft 365, debe guardar esos datos en formato separado por comas (delimitado) o .csv.

VER: Cómo importar rápidamente un archivo .txt o .csv a Microsoft Excel (TechRepublic)

Para ilustrar este proceso, usaremos el conjunto de datos simple que se muestra en Figura A. Verá que hay texto significativo para identificar la cita, la fecha de la cita y los valores de hora. Las fechas y horas pueden ser cadenas o valores de fecha/hora porque Outlook es muy flexible.

Figura A

Asegúrese de que los datos estén listos para Outlook antes de intentar importarlos.
Asegúrese de que los datos estén listos para Outlook antes de intentar importarlos.

El archivo de demostración .xlsx contiene solo una hoja porque eso es todo lo que admite la función .csv. Excel no le permitirá guardar un libro de varias hojas en formato .csv. Si lo intenta, Excel mostrará un mensaje de error.

La hoja de demostración usa un objeto Table para organizar los datos, pero también podría usar un rango de datos normal. Aunque los registros están ordenados por fecha, Outlook no requiere un conjunto de datos ordenados para que funcione esta técnica.

Ahora, guardemos esta hoja en formato .csv de la siguiente manera:

1. Haga clic en la pestaña Archivo y elija Guardar como en el panel izquierdo.

2. Cambie el nombre del archivo, si es necesario, pero Excel no escribirá sobre su archivo de libro de Excel; en su lugar, creará un nuevo archivo .csv.

3. En el menú desplegable Tipo de archivo, elija la opción CSV (delimitado por comas) (*.csv) (Figura B). La tarea de importación fallará si el archivo .csv está abierto. Utilice la versión UTF-8 si está importando caracteres especiales.

Figura B

Elija la opción .csv.
Elija la opción .csv.

4. Haga clic en Guardar. Puede ignorar el posible error de pérdida de datos si se muestra. Asegúrese de anotar la ubicación del archivo si existe la posibilidad de que no recuerde dónde está.

5. Cierre el archivo .csv que acaba de crear. Outlook no importará los datos si el archivo fuente .csv está abierto.

Con los datos de Excel en un archivo .csv, puede pasar a importar esos datos a Outlook.

Importación de los datos en un calendario de Outlook

Ahora es el momento de abrir Outlook y prepararse para importar los registros en el archivo .csv. Los importará a un calendario de Outlook usando un asistente. Durante este proceso, asignará los valores de Excel a los campos de citas de Outlook.

Por mapa, me refiero a conectar un campo de Excel a un campo de Outlook. Le está diciendo a Outlook dónde almacenar los valores de Excel dentro de Outlook. Un punto de vista campo es similar a una celda de Excel, pero es mucho más complicado. Tiene un nombre, un tipo de datos y otras características de identificación. Outlook incluso admite campos definidos por el usuario.

Para iniciar el asistente, abra Outlook si es necesario y luego haga clic en la pestaña Archivo, elija Abrir y exportar en el panel izquierdo y luego haga clic en Importar/Exportar en la sección Abrir que se muestra en Figura C.

Figura C

Accede al asistente.
Accede al asistente.

Ahora, ejecute el asistente de la siguiente manera:

1. En el primer panel del asistente, elija Importar desde otro programa o archivo (si es necesario) y haga clic en Siguiente.

2. Elija Valores separados por comas y haga clic en Siguiente.

3. Haga clic en el botón Examinar y trabaje en la estructura de carpetas para seleccionar el archivo .csv que creó anteriormente. Figura D muestra el archivo de demostración.

Figura D

Busque el archivo .csv que creó en la última sección.
Busque el archivo .csv que creó en la última sección.

4. Haga clic en Aceptar después de seleccionar ese archivo y el asistente vuelve al mismo panel, que también le permite determinar cómo trata Outlook los duplicados en el archivo .csv. No habrá ninguna en nuestro ejemplo, pero al aplicar esto a su propio trabajo, querrá elegir apropiadamente. Por ahora, acepte la opción predeterminada, Permitir que se creen duplicados, y haga clic en Siguiente.

5. Seleccione el calendario (Figura E) y haga clic en Siguiente. Si tiene más de un calendario, asegúrese de seleccionar el correcto.

Figura E

Identifica el calendario.
Identifica el calendario.

6. El siguiente paso tiene algunos errores, así que presta mucha atención. El asistente mostrará el archivo a importar. No es obvio, pero el cuadrado a la izquierda del nombre del archivo es una casilla de verificación. Debe hacer clic en él para mostrar la marca de verificación. Si no ve esta marca (Figura F), el asistente no irá más lejos. Una vez que haga clic correctamente, el asistente podría abrir el cuadro de diálogo de asignación automáticamente. Si eso sucede, no necesita hacer clic en Asignar campos personalizados como se describe en el siguiente paso.

Figura F

Asegúrese de marcar la casilla de verificación a la izquierda del nombre del archivo.
Asegúrese de marcar la casilla de verificación a la izquierda del nombre del archivo.

7. Haga clic donde dice Asignar campos personalizados. Es posible que este paso no sea necesario, dependiendo del resultado que haya obtenido durante el paso seis.

8. En este punto, debe hacer coincidir los valores de Excel con un campo de cita de Outlook. Mencionamos anteriormente que este proceso se llama mapeo. El panel izquierdo enumera los campos de Excel, mientras que el panel derecho enumera los campos del calendario. Como puede ver en la Figura G, Outlook asigna correctamente tres de los campos: Fecha de inicio, Hora de inicio y Hora de finalización. Esto se debe a que los nombres de los campos de Excel son los mismos que los nombres de los campos de Outlook.

Figura G

Asigne los campos de Excel a los campos del calendario.
Asigne los campos de Excel a los campos del calendario.

9. No existe un equivalente para el campo Tarea, por lo que debe asignar este campo manualmente. Para asignar el campo Tarea, simplemente arrástrelo desde el panel izquierdo al panel derecho (Figura H) y asígnelo al campo Asunto de Outlook. Es posible que deba repetir este paso para cualquier otro campo que no se asignó automáticamente.

Figura H

Debe asignar el campo Tarea manualmente.
Debe asignar el campo Tarea manualmente.

10. Cuando haya asignado todos los campos, haga clic en Aceptar y luego en Finalizar para activar la importación. figura yo muestra las citas recién creadas.

figura yo

Outlook importa los datos de Excel para mostrar las citas recién creadas.
Outlook importa los datos de Excel para mostrar las citas recién creadas.

Hay dos cosas que vale la pena señalar en este punto. En primer lugar, ¿notó el carácter fantasma en Tarea en el cuadro de diálogo de asignación? Si ve algo como esto, casi siempre estará en el primer campo. Es un código de formato que Excel no pudo eliminar al convertirlo a .csv. Puedes ignorarlo. Si tiene problemas para importar después del mapeo, intente abrir el archivo .csv y vuelva a ingresar los nombres de los campos.

En segundo lugar, si importa los mismos registros de Excel, Outlook duplicará la cita. Si cambia la opción de duplicación que se muestra en el paso cuatro a No importar elementos duplicados, no lo hará.

VER: Microsoft Excel de principiante a avanzado: Curso acelerado (Academia TechRepublic)

Lamentablemente, no existe un proceso nativo para crear un vínculo dinámico entre Excel y Outlook. A medida que actualiza el archivo de Excel, debe repetir el proceso descrito en este artículo. Sin embargo, si esto sucede con la suficiente frecuencia, puede usar Microsoft Power Automate para crear un flujo que automatice el proceso.

Para obtener más información sobre Power Automate, puede leer los siguientes artículos:

Cuadro grande

Este artículo tiene un objetivo específico: importar datos de Excel a una cita de Outlook. Usando datos .csv y el asistente de Outlook, puede importar muchos datos diferentes en diferentes elementos de Outlook. Para obtener una lista de los nombres de campo de cita de Outlook más utilizados, consulte la siguiente tabla. Esto será particularmente útil para usuarios avanzados de productos de Microsoft Office.

esta mesa es no completo de ninguna manera, pero es un punto de partida útil para los usuarios que desean mover datos de Excel a Outlook. Outlook almacena valores con un tipo de datos Sí/No como -1 y 0, respectivamente.

Nombres de campo de cita de Outlook más utilizados

Campo Tipo de datos y significado
Evento de todo el día Sí No. Si se establece en Sí, el campo Duración se establece en 24 horas (1440 minutos).
Archivo adjunto Sí No.
Creado Fecha y hora. Fecha y hora en que se crea el elemento del calendario.
Duración Duración almacenada en minutos. 24 horas (1440 minutos) si el campo Evento de todo el día está establecido en Sí. De lo contrario, la diferencia entre los valores de los campos Final e Inicio. Guardado como minutos.
Final Fecha y hora. Fecha y hora de finalización de un elemento del calendario.
Modificado Fecha y hora. Última vez que se modificó el elemento del calendario.
notas Texto. Valor del cuadro de texto de la cita.
Leer Sí No. Especifica si el elemento del calendario se marca como leído.
Reaparición Se aplican los siguientes ajustes: 0 Ninguno, 1 Diario, 2 Semanal, 3 Mensual, 4 Anual
Patrón de recurrencia, patrón recurrente Texto. Combinación de los valores de los campos Periodicidad, Inicio y Fin.
Fin del rango de recurrencia Fecha y hora. Última fecha y hora de un elemento recurrente del calendario.
Comienzo del rango de recurrencia Fecha y hora. Primera fecha y hora de un elemento de calendario recurrente.
Periódico Sí No. Especifica si el elemento del calendario se repite.
recordar de antemano Número. Minutos antes de que se ejecute el recordatorio antes de una reunión o cita.
Recordatorio Sí No. Si la hora de inicio de la reunión o cita ya pasó, el campo Recordatorio no se puede configurar.
Archivo de sonido de recordatorio Texto. Ruta del archivo de sonido para reproducir como recordatorio.
Texto. Ruta del archivo de sonido para reproducir como recordatorio. Se aplican las siguientes configuraciones: 0 Libre, 1 Provisional, 2 Ocupado, 3 Fuera de la oficina
comienzo Fecha y hora. Hora de inicio de un elemento del calendario.

Fuente

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