Cómo ordenar una columna por otra columna en Microsoft Power BI

Microsoft Excel tiene una característica interesante que le permite crear una ordenación personalizada. No lo necesitará a menudo, pero cuando lo hace, resuelve un gran problema. Por ejemplo, si vende camisetas y desea ordenar los datos por valores de tamaño como Pequeño, Mediano, Grande y XL, puede usar la ordenación personalizada en Sobresalir para hacer las cosas más fáciles. Microsoft Power BI no tiene esta función, pero puede ordenar una columna por otra, lo que en realidad es lo mismo y más fácil de implementar.

VER: El súper paquete completo de Microsoft Power BI (Academia TechRepublic)

En este tutorial, le mostraré paso a paso cómo ordenar una columna de Power BI por otra columna. Estoy usando Escritorio de Microsoft Power BI en un sistema Windows 10 de 64 bits, pero también puede usar el servicio Microsoft Power BI. YPuede descargar el archivo de demostración de Microsoft Power BI para este tutorial.

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¿Qué cubre este tutorial de Power BI?

En este tutorial, ordenaremos las ventas mensuales por mes, que se ordenan alfabéticamente en lugar de cronológicamente: lunes, martes, miércoles, etc. También agregaremos los números de mes y ordenaremos el campo de nombre por el campo de número. Es una técnica simple que puede aplicar a situaciones similares, como clasificar los pedidos de camisetas por valores de tamaño o clasificar los días por sus números.

Tal vez se pregunte por qué no puede ordenar por números de mes si están disponibles. Esto se debe a que no puede ordenar una visualización por un campo que no está en la visualización en Power BI.

Cómo reconocer la necesidad de ordenar por otra columna en Power BI

Ordenamos alfabética y numéricamente y, por lo general, ese es un enfoque adecuado. Sin embargo, a veces una ordenación por los valores reales no funciona. Figura A muestra un gráfico de líneas basado en doce registros: ventas mensuales. Este archivo contiene solo una tabla, lo que significa que el archivo se basa en la tabla Fecha automática. El ejemplo es simple a propósito porque trabajaremos a nivel de tabla. No hay necesidad de tablas, datos y relaciones superfluas.

Figura A

VER: Cómo crear una tabla calculada de valores principales en Microsoft Power BI (TechRepublic)

La columna Mes está en el depósito del eje X y Ventas está en el depósito del eje Y. De forma predeterminada, la visualización se ordena por el valor de las ventas, lo que genera un desorden en el orden del mes a lo largo del eje X. Tal como está, la visualización es engañosa. Si no estuvieras prestando atención, pensarías que tus ventas están cayendo rápidamente.

Puede intentar arreglar el orden del mes recurriendo a la visualización de la siguiente manera:

1. Haga clic en el icono Más opciones, que son los tres puntos. Estos íconos tienden a moverse, por lo que podrían estar en la parte superior o inferior derecha de su visualización.

2. Elija Ordenar eje. Como puedes ver en Figura B, Suma de ventas es el valor predeterminado. Power BI agrega «Suma de» porque es un campo numérico.

Figura B

3. Elija Mes en el submenú para volver al eje X: los meses.

A primera vista, el gráfico que se muestra en Figura C parece más razonable, mostrando altibajos, pero mira más de cerca. Power BI ordenó los meses alfabéticamente y en orden descendente. Nuevamente, a menos que esté prestando atención, los resultados son engañosos. Necesitamos ordenar los meses cronológicamente: enero, febrero, marzo, etc. Esos resultados serán significativos, pero ¿cómo llegamos a ellos?

Figura C

Cómo agregar un campo de número de mes en Power BI

Hemos establecido que una ordenación regular no ordenará los meses en orden cronológico. El siguiente paso es encontrar una manera de forzar una clasificación mensual, y viene en forma de un número: el número del mes donde enero es 1, febrero es 2, marzo es 3 y hasta diciembre, que es 12.

Si tiene suerte, la tabla ya contiene el número del mes. Si ese es su caso, simplemente ordenará el campo del nombre del mes por el campo del número del mes y listo.

VER: Cómo agregar un total acumulado del año hasta la fecha en Microsoft Power BI (TechRepublic)

En la mayoría de los ejemplos del mundo real, los datos no son tan perfectos. Nuestro modelo es un buen ejemplo, porque la tabla no contiene un número de mes en la tabla Ventas por mes. Para empeorar las cosas, el valor del mes que tenemos es texto, no una fecha formateada para mostrar solo el nombre del mes. Es casi imposible agregar una columna calculada que devuelva el número del mes pero que tampoco devuelva un error de referencia circular cuando intenta ordenar.

Una medida no funcionará porque el tiempo está fuera de lugar. Para que esta técnica funcione, debe agregar una nueva columna a la tabla para los números de mes. Tanto el campo de nombre de mes como el campo de número de mes deben compartir granularidad o nivel.

Para que esto funcione, debemos agregar una nueva columna y llenarla con los valores correctos. Específicamente, ejecutaremos una consulta que agregará una columna de índice.

Antes de hacerlo, los datos originales, o los nombres de los meses, deben estar en orden cronológico. Estamos en buena forma porque nuestros registros están en orden cronológico por nombre de mes. Ese no siempre será el caso, por lo que es importante prestar mucha atención a cómo se ve su conjunto de datos antes de comenzar.

Para agregar una columna de índice, ejecute una consulta simple de la siguiente manera:

1. Haga clic con el botón derecho en Ventas por mes en el panel Campos y seleccione Editar consulta en el submenú resultante (Figura D).

Figura D

2. En la ventana de consulta resultante, haga clic en la pestaña Agregar columna.

3. En el grupo General, haga clic en el menú desplegable Columna de índice y elija De uno (Figura E).

Figura E

4. Cierre la consulta y guárdela cuando se le solicite.

Como puedes ver en Figura F, la tabla ahora tiene una columna de números consecutivos que comienza con 1 que corresponde al nombre del mes. En este punto, cambie el nombre de la columna Números mensuales. Técnicamente, esto no es necesario, pero le recomiendo que asigne a la columna un nombre significativo para que los datos sean más fáciles de descifrar para todos los usuarios relevantes.

Figura F

VER: Cómo agregar botones de acción a un informe en Microsoft Power BI (TechRepublic)

Vale la pena señalar nuevamente que los nombres de los meses deben estar en orden cronológico para que esto funcione. Suponga que se encuentra en una situación en la que los nombres de los meses no aparecen cronológicamente. En ese caso, puede copiar la tabla en una hoja de Excel y crear una clasificación personalizada que ordene los nombres de los meses en orden cronológico. Mientras esté en Excel, continúe e ingrese los números de mes correspondientes. Luego impórtelo nuevamente a Power BI y estará listo para comenzar. Ni siquiera tendrá que ejecutar la consulta de índice porque los números de mes están en el conjunto de datos. Para nuestro ejemplo, no necesitaremos seguir estos pasos en Excel porque los nombres de nuestros meses ya están en orden cronológico.

Ahora es el momento de ordenar y corregir esa visualización.

Cómo ordenar una columna por otra en Power BI

Agregar el campo de números de mes no hace nada a la visualización. Recuerde, podemos ordenar solo por dos campos en la visualización: Mes y Ventas. La nueva columna no está en la visualización y, si intenta agregarla, creará un lío. Debemos encontrar otra manera.

Para insertar la ordenación en la visualización, haga lo siguiente:

1. En el panel Campos, seleccione el campo que está ordenando, que es Meses. Desea ver los nombres de los meses en orden cronológico.

2. En el grupo Ordenar contextual, haga clic en el menú desplegable Ordenar por columna y elija Número mensual (Figura G).

Figura G

Los resultados muestran los meses en orden cronológico descendente. Para solucionar esto, haga clic en Más opciones (Figura B) y seleccione Orden ascendente. Figura H muestra los resultados.

Figura H

Los nombres de los meses finalmente están en orden cronológico. Los datos mal representados del primer gráfico hacían parecer que el negocio había tenido un año horrible, pero ahora está claro que después de un par de caídas, el negocio está en auge. Si ordena por las opciones de visualización, Mes o Suma de ventas, no perderá nada porque la ordenación subyacente es por los valores de Número mensual.

Si importa una tabla actualizada más tarde, recuerde agregar la columna o perder la función de clasificación. Si una actualización incluye meses para el próximo año, esta técnica no funcionará porque no tiene en cuenta el año al ordenar. En este caso, necesita un campo de número de mes que contenga el número de mes y el año. Con eso, ahora tiene los pasos y recursos necesarios para ordenar una columna de Power BI por otra columna.

Tutoriales y recursos de Power BI

Power BI es una de las herramientas de inteligencia comercial más utilizadas y efectivas del mercado, pero al igual que muchas otras soluciones de software empresarial, la cantidad de características y funciones puede ser abrumadora para el usuario típico. Hemos reunido los siguientes tutoriales, cursos de capacitación y otros recursos principales para ayudar a los usuarios de Power BI a aprovechar al máximo sus conjuntos de herramientas de inteligencia comercial:

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