Si trabaja con datos importados o extranjeros en Microsoft Excel, es probable que tenga que limpiar un poco los datos antes de poder usarlos. Es posible que deba eliminar espacios al principio o al final de los valores o reformatear una columna de valores de texto a números o viceversa. También es común analizar valores cuando una columna almacena más de un valor.
Un buen ejemplo de esto son los nombres. A menudo encontrará el nombre completo en una sola columna y eso hace que sea difícil trabajar con esos valores. En este tutorial, le mostraré dos formas rápidas de analizar datos utilizando las funciones Flash Fill y Power Query de Excel.
Uso Microsoft 365 en un sistema Windows 10 de 64 bits. Puede usar funciones de cadena en versiones anteriores, incluido el formato de menú .xls. Flash Fill está disponible en Excel 2013 y versiones posteriores, y Power Query está disponible en Excel 2010 y versiones posteriores. Además, Excel para la web es compatible con Flash Fill. También puede abrir consultas de Power Query existentes en Excel para la web, pero no puede crearlas en la edición del navegador. Descargue los archivos de demostración.
VER: Comandos de Windows, Linux y Mac que todos deben conocer (PDF gratuito) (TechRepublic)
Cómo analizar usando funciones de cadena de Microsoft Excel
Antes de Flash Fill, la mayoría de los análisis requerían combinar funciones de cadena como RIGHT(), LEFT(), MID(), FIND() y LEN(). Por ejemplo, la expresión en la columna D de Figura A.
=SI.ERROR(DERECHA(B3,LONG(B3)-SI.ERROR(ENCONTRAR(” “,B3,ENCONTRAR(” “,B3)+1),ENCONTRAR(” “,B3))),B3)
La expresión anterior devuelve el apellido de los valores en la columna B. IFERROR() maneja el error cuando no hay un segundo espacio. Afortunadamente, nuestros valores de nombre tienen un formato coherente, pero no siempre será así. Incluso si se elimina IFERROR(), sigue siendo una expresión compleja y tediosa para trabajar.
Flash Fill puede completar muchas tareas de análisis en versiones más recientes de Microsoft Excel.
Cómo usar Flash Fill para analizar datos en Microsoft Excel
La función Flash Fill de Excel existe desde Excel 2013, por lo que puede estar familiarizado con ella. Cuando lo use para analizar, ingrese el primer valor en la columna de destino, para que Excel pueda evaluar el patrón. A veces, Flash Fill requiere solo un valor. Debido a que nuestros datos son consistentes, esta tarea de análisis será fácil.
Usemos Flash Fill para analizar los apellidos de los valores de nombre en la columna B.
Primero, ingresa Harkins en C3 y presiona Ctrl + Enter. Lo más probable es que Flash Fill no llene la columna.
Luego, ingrese los primeros caracteres en Smyth, como se muestra en Figura B. Como puede ver, Flash Fill ahora tiene el patrón y ofrece llenar toda la columna.
Presione Entrar para llenar las celdas restantes, como se muestra en Figura C.
Flash Fill de Excel es mucho más rápido y fácil que combinar funciones de cadena. Incluso cuando los datos no son consistentes, esta característica hace un buen trabajo al encontrar el patrón.
Excel para la web es compatible con Flash Fill. Búscalo en la pestaña Datos. En lugar de presionar Ctrl + Enter, haga clic en Flash Fill en el grupo Herramientas de datos.
VER: 6 formas de ahorrar tiempo usando Flash Fill en Microsoft Excel (TechRepublic)
Cómo usar Power Query para analizar datos en Microsoft Excel
Power Query está disponible para usuarios de Microsoft Excel 2010 y versiones posteriores. Su propósito es recuperar y limpiar datos, pero está repleto de características que pueden hacer mucho más. Usando Power Query, agregaremos una columna y analizaremos los apellidos en esa columna.
Primero, necesitamos cargar los datos en Power Query de la siguiente manera:
- Haga clic en cualquier lugar dentro de la tabla que desee cargar en Power Query.
- Haga clic en la pestaña Datos.
- En el grupo Obtener y transformar datos, haga clic en Desde tabla/rango.
- Si no ha formateado los datos como una tabla, Power Query le pedirá que lo haga. La tabla de demostración es TablePersonnel. No necesita nombrar la tabla, pero es un poco más fácil trabajar con una tabla con nombre.
Figura D muestra TablePersonnel en Power Query.
Una vez que los datos estén en Power Query, agregue una columna basada en la columna Personal.
Primero, haga clic en el encabezado Personal para seleccionar la columna y haga clic en la pestaña Agregar columna.
En el Grupo general, elija De la selección de la lista desplegable Columna de ejemplos (Figura E). Power Query agrega una nueva columna en blanco. Para ingresar los nuevos valores de apellido para esta columna, usaremos la propia versión de Flash Fill de Power Query.
En la primera celda de la nueva columna, Columna 1, ingrese Harkins (Figura F). Power Query responde ofreciendo un conjunto de valores de apellido para toda la columna. Míralos un poco. Si no son correctos, ingrese otro apellido. Sin embargo, Power Query devuelve la lista correcta con un solo nombre para establecer el patrón de nuestros datos.
Haga clic en Aceptar para crear y completar la nueva columna con los apellidos, como se muestra en Figura G.
Todo lo que queda por hacer es guardar los datos modificados en Microsoft Excel, de la siguiente manera:
- Haga clic en la pestaña Inicio.
- En el grupo Cerrar, haga clic en Cerrar y cargar en el menú desplegable Cerrar y cargar.
Figura H muestra los apellidos analizados en una hoja de Excel. Power Query usa el nombre TablePersonnel para nombrar la nueva hoja. En este punto, puede cambiar el nombre de la nueva columna. También puede hacerlo en Power Query antes de guardar los datos.
Flash Fill fue definitivamente más rápido, pero conocer el método Power Query lo ayudará cuando ya esté trabajando con datos en Power Query.